Über die Zettl Group
Die Zettl Group vereint die Bereiche Automotive, Interieur, Meditec und IT-Systeme unter einem Dach. Seit über 30 Jahren vertrauen Global Player aus der Automobilindustrie der Expertise des bayrischen Unternehmens – von der Entwicklung bis zum Qualitätsmanagement.
Die Herausforderung vor Q.wiki
Die Zettl Group besteht aus verschiedenen Teilbereichen in unterschiedlichsten Branchen – von der Maskenproduktion bis zu technischen Dienstleistungen im Automobilbereich. Daher gibt es verschiedene, voneinander unabhängige (parallele) Kernprozesse, welche jedoch durch geteilte Support- und Führungsprozesse befähigt und gesteuert werden. Zudem müssen wir insbesondere hinsichtlich der hochregulierten Medizinprodukte viele verschiedene Anforderungen erfüllen. Wir lassen uns beispielsweise nach ISO 9001 zertifizieren. Wir wollten all unsere Bereiche unternehmerisch zielführend in ein Managementsystem integrieren. In der vorherigen Lösung haben wir mit acht verschiedenen Dokumententypen gearbeitet, was eine aufwändige Dokumentenlenkung und -pflege zur Folge hatte. Daher war die Dokumentation von Abläufen an vielen Stellen oft nicht aktuell und stiftete wenig operativen Nutzen für unser Unternehmen und unsere Mitarbeiter.
Die Entscheidung für Q.wiki
Die Anforderungen an unser neues Managementsystem waren hoch: Es sollte unseren vier unterschiedlichen Unternehmensbereichen gerecht werden und sie sinnvoll in einem zusammenhängenden System abbilden. Zudem wollten wir das neue System für verschiedenste Zertifizierungen nutzen. Des Weiteren war uns wichtig, dass das System mehr leistet, als nur Audits zu bestehen – es soll unserer Mannschaft einen Mehrwert im Arbeitsalltag bieten. Q.wiki überzeugte uns in der Hinsicht unter anderem:
- Als zentrale Informationsplattform über Prozesswissen, welches beispielsweise Einarbeitungen beschleunigt und Prozessänderungen stabilisiert.
- Mit eindeutig zuweisbaren (Prozess-)Verantwortlichkeiten, welche das Commitment und damit die Prozesssicherheit steigern.
- Mit verbesserter Zusammenarbeit über Prozessschnittstellen hinweg, durch Verlinkung von vor- und nachgelagerten Prozessen.
- Mit der – für die Endnutzer – übersichtlichen Struktur, dank der wir alle Informationen schnell finden.
- Mit seiner intuitiven Bedienbarkeit, die es allen einfach macht Änderungsvorschläge einzubringen.
- Durch die einfache Dokumentenlenkung- und bearbeitung, welche eine schnelle Diskussion und Freigabe von Verbesserungen ermöglicht.
- Darüber hinaus punktet Q.wiki bei uns mit dem Workflow-Generator, mit dem wir einige (Papier-)Prozesse selbst digitalisieren konnten.
Erfolge mit Q.wiki
11 Monate nach dem Go-Live ziehen wir eine erste Bilanz - und sind begeistert, wie Q.wiki bereits im Unternehmen etabliert ist und welchen Mehrwert das System nach nicht einmal einem Jahr stiftet.
1. Neue prozessorientierte Struktur - abteilungsübergreifendes Arbeiten
Die große Herausforderung, unsere vier Unternehmensbereiche in einem System abzubilden, hat mit Q.wiki hervorragend funktioniert. Dank anpassbarer Metadaten und der umfangreichen Filter- sowie Suchfunktionen finden wir Prozesswissen ganz einfach wieder. Wichtig für die Weiterentwicklung des Prozesswissens ist hierbei die Dezentralität des Systems. Dass das großartig funktioniert, sehen wir auch daran, dass schon im Aufbau des Systems gut die Hälfte der Schreibzugriffe von Mitarbeitern stammte, welche nicht Teil des Kern-Projektteams sind. Das ist klasse, denn so kommen wir weg von unseren alten Strukturen und hin zum übergreifenden Prozessdenken. Das unterstützt die Akzeptanz des Managementsystems durch Mitgestaltung in hohem Maße.
2. Erfolgreiches Projektmanagement
Der Start mit Q.wiki war unter anderem dank klarer Projektempfehlungen seitens Modell Aachen ein voller Erfolg. In der Einführungsphase bis zum Go-Live konnten wir durch eine klare Struktur des Projektes und eine dezentrale Aufnahme der Inhalte bereits über 60 % der Seiten in Q.wiki entwerfen und nach gemeinsamer Überarbeitung pünktlich zum Start im gesamten Unternehmen „live schalten” – das hat die Einfüllphase enorm verkürzt und die Anzahl der Arbeitsanweisungen stieg von 95 in nur 3 Monaten auf das Doppelte an.
3. Q.wiki wird zur wirksamen Hilfe im Alltag
Die schnelle Einführungsphase ermöglichte uns, die Freigaben nach dem Go-Live von 110 pro Woche auf gut 35 pro Woche zu senken und der Anteil der Zugriffe verschob sich vom Prozesse-Bereich (85 %) hin zum Modul-Bereich, der dann 40 % aller Zugriffe ausmachte. Beide Entwicklungen sind für uns klare Zeichen dafür, dass das System von unseren Mitarbeitern gut angenommen wird und sich nun wirksam im Alltag stabilisiert hat.
Weitere Daten haben den Erfolg unseres neuen Managementsystems bestätigt:
- 75% der User sind regelmäßig im System
- 35 verschiedene Personen verantworten Prozesse
- 1.800 Aktualisierungen pro Monat
- 11 Module im Regelbetrieb
- Bis zu 23.000 Zugriffe pro Monat
4. Dank einfacher, schneller Dokumentenlenkung und Normzuweisung mühelos zur Zertifizierung
Die Abbildung der vier Unternehmenseinheiten in einem System ermöglicht uns unter anderem, die erforderlichen Zertifizierungen mit spürbar weniger Aufwand als vorher zu erreichen. Da die Daten durch ständige Anpassung immer auf dem neuesten Stand sind, entfällt die Hektik vor Audits und wir profitieren in der Vorbereitung von der automatischen die Normzuordnung.
5. Q.wiki erleichtert die Zusammenarbeit
Wir haben nun nicht nur alle nötigen Dokumentationen für gelungene Audits, sondern alle ablaufrelevanten Informationen aus allen Bereichen des Unternehmens in einem System gesammelt. Zudem sind die Informationen prozessorientiert dargestellt, sodass die teamübergreifende Zusammenarbeit enorm erleichtert wird. Für unser Unternehmen und unsere Mitarbeitenden ist das unglaublich wertvoll!
6. Die verschiedenen Module machen die Software Q.wiki zu einem vollständigen Managementsystem
Die Ansprüche, die wir an unser neues Managementsystem hatten, bringt Q.wiki auch durch seine Module mit. Dank No-Code-Digitalisierung konnten wir unsere Use-Cases ganz einfach und schnell digitalisieren.
Mittlerweile nutzen wir Module unter anderem für
- Reklamationen - Ein klarer Weg, um Reklamationen zu melden, prüfen, bewerten und steuern zu können.
- Risiken - So können wir unsere Risiken im Managementsystem (also in den Prozessen integriert) managen.
- Retouren - Übersichtliche und zielgerichtete Bearbeitung.
- Audits - Auditplanung, -durchführung und Maßnahmenverfolgung in einem Modul.
- Lieferanten-Auditierung und -Bewertung - Um die Kundenzufriedenheit auch über unsere internen Prozesse hinaus zu sichern.
- 5A-Audits - Um unsere Arbeitsumgebung systematisch zu verbessern.
- Meeting-Protokolle - Um Regelkommunikation und Meetings zielgerichtet durchzuführen und Beschlüsse nachhaltig wirksam zu treffen
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