Ein Interaktives Managementsystem, das das gesamte Unternehmenswissen zugänglich macht – klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Und sind wir ehrlich: Ganz so einfach ist es nicht. Denn auch ein Interaktives Managementsystem braucht Regeln, damit kein Wildwuchs entsteht und es den Arbeitsalltag wirklich bereichert. Also welche Inhalte gehören eigentlich in Q.wiki und welche nicht?
Grundsätzlich gilt: Was Sie in Q.wiki dokumentieren, ist immer abhängig vom Ziel Ihres Managementsystems. Möchten Sie sich beispielsweise vollkommen auf die abteilungsübergreifende Arbeit in Ihrem Unternehmen konzentrieren? Dann ist es vollkommen in Ordnung, ausschließlich Prozesse zu dokumentieren und detaillierte Arbeitsanweisungen außen vor zu lassen. Trotzdem lautet unsere generelle Empfehlung: Arbeitsanweisungen sind in Q.wiki richtig aufgehoben, denn Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter dabei, einen bestimmten Prozess richtig auszuführen.
Allgemeine Empfehlungen für Ihr Managementsystem
Das gehört ins Managementsystem
Das gehört nicht ins Managementsystem
-
Wissen darüber, WIE man etwas macht, z. B.
- Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen
- Checklisten
- Zusatzinfos wie Powerpoints, PDFs, ...
-
Ergebnisdokumentation, Nachweise, Archive, z. B.
-
Auftragsdokumente
- Rechnungen
- auftragsspezifische Zusatzinfos, wie E-Mails, Notizen, …
-
Wissen, das Sie benötigen, um einen Prozess noch mindestens 50 x durchzuführen
-
Wissen, das Sie einmalig für einen akuten Prozessdurchlauf benötigen
-
Inputs nur dann, wenn sie unverändert immer wieder benötigt werden, z. B.
- leere Vorlagen
-
Outputs, z. B.
-
ausgefüllte Vorlagen
-
Alles, was täglich, stündlich, minütlich aktualisiert werden muss
Fazit: Das WIE ist entscheidend
Der allergrößte Mehrwert eines Interaktiven Managementsystems liegt darin, dass es Ihnen das WIE zu allen Unternehmensprozessen inklusive der benötigten Hilfsmittel liefert. Ihr Managementsystem ist kein Archiv für kundenspezifische Auftragsdokumente, die Ihnen beim nächsten Prozessdurchlauf nicht weiterhelfen – dafür gibt es ERP- und Dokumentenmanagementsysteme.
Wir hoffen, dass Ihnen diese Empfehlungen auf dem Weg zum optimalen Managementsystem weiterhelfen. Aber denken Sie daran: Ausnahmen bestätigen die Regel. Beispielsweise Unternehmensziele oder die Werte Ihres Unternehmens könnten ebenfalls als Output angesehen werden – und gehören natürlich dennoch in ein vollständiges Managementsystem!
Sind Sie noch auf der Suche nach der richtigen Software für Ihr Managementsystem? Gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter und Ihr Unternehmen moderner – mit der interaktiven Managementsoftware Q.wiki!
