Prozesse übersichtlich strukturieren

Wie gelingt es nun konkret, eine detaillierte Prozessbeschreibung schlank und übersichtlich zu gestalten? Ein hoher Detaillierungsgrad und eine schlanke Dokumentation sind durchaus miteinander vereinbar:
 

1.   Benutzen Sie Stichpunkte statt Fließtext.

Denn sie vermitteln relevante Informationen ohne komplizierten Satzbau – das erleichtert es, die einzelnen Aspekte aufzunehmen. Außerdem lassen sich Stichpunkte deutlich schneller ändern und ergänzen als Fließtext. Und das ist schließlich eine der Grundvoraussetzungen für ein lebendiges Managementsystem.
 

2.    Formulieren Sie aktiv.

Schreiben Sie "Mitarbeiter schulen" anstatt "Mitarbeiterschulung". Das vermittelt das Ziel eines Prozessschrittes eindeutig und verhindert so Missverständnisse.

 

3.    Dokumentieren Sie Regelfälle, keine Sonderfälle.

Jede kleinste Eventualität aufzuschreiben, macht die Prozessbeschreibung unübersichtlich. Konzentrieren Sie sich darauf, wie ein Prozess für gewöhnlich abläuft! Denn den Regelfall kontinuierlich zu optimieren und dabei jeweils eine Minute einzusparen, hat einen weit positiveren Effekt, als bei einem Sonderfall eine Stunde einzusparen.

 

4.    Ordnen Sie die Prozessschritte linear.

Geben Sie immer in chronologischer Reihenfolge an, wer wann was zu tun hat. Heften Sie relevante Unterlagen immer direkt an den jeweiligen Prozess an, damit niemand lange danach suchen muss. Die tabellarische Darstellung hilft dabei, die Informationen zu strukturieren: Durch eine eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeit werden beispielsweise Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen sichtbar.

 

5.    Beschränken Sie sich auf 15 Prozessschritte.

Unsere Erfahrung zeigt, dass mehr als 15 Prozessschritte viele Nutzer überfordern – legen Sie besser einen weiteren Prozess an. Zudem sollten die einzelnen Schritte klar voneinander getrennt sein. Für diese Trennung gibt es eine einfache Faustregel: Wechselt während des Prozesses die Verantwortlichkeit – zum Beispiel von einer Abteilung zur anderen – oder sind zwei aufeinanderfolgende Tätigkeiten zeitlich unabhängig voneinander, steht ein neuer Prozessschritt an. Das sorgt für sichere Schnittstellen ohne Informationsverluste und einen klaren zeitlichen Rahmen. Überführen Sie besonders lange Prozessschritte außerdem in eine zusätzliche Arbeitsanweisung, die Sie dann im Prozess verlinken.

 

6.    Verlinken Sie in Ihrer Prozessmanagement-Software auf vor- und nachgelagerte Prozesse, Arbeitsanweisungen, Dokumente und andere Produktivsysteme.

So erschaffen Sie in Ihrem Managementsystem einen gesamtunternehmerischen Überblick und stellen einen Bezug zwischen parallelen Prozessen, Teilprozessen und Prozessvarianten her. Es entsteht eine umfassende Navigationsplattform, in der Sie jede Information und jedes Dokument an der richtigen Stelle finden. 

 

 

Darum sind gute Prozessbeschreibungen wichtig

Befolgen Sie all diese Punkte, maximieren Sie einerseits den Nutzen Ihres Managementsystems für den Arbeitsalltag Ihrer Kollegen; gleichzeitig minimieren Sie den Pflegeaufwand. Beide Punkte sind ausschlaggebend dafür, dass sich alle Mitarbeiter aktiv an der Dokumentation beteiligen und ihren Nutzen noch vergrößern: Bringt jeder ein Stück Holz mit zum Lagerfeuer, dann profitieren alle von einem großen Feuer. Oder in unserem Fall von einem prozessorientierten Wissensportal, das kontinuierlich wächst. Die Zertifizierung wird zum Beiwerk eines lebendigen Managementsystems und ist nicht mehr die einzige Daseinsberechtigung der zentralistisch gepflegten Nachweisdokumentation.

 

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