Über die Glas Trösch Holding AG
Die Schweizer Glas Trösch Holding AG wurde 1905 gegründet und ist heute mit über 70 Standorten und rund 6.000 Mitarbeitern das größte Glas herstellende und verarbeitende Familienunternehmen Europas. Das Tochterunternehmen Euroglas hat 2017 als erster Standort das Managementsystem Q.wiki eingeführt und schließlich erfolgreich ins gesamte Unternehmen getragen.
Die Herausforderung vor Q.wiki
Euroglas Deutschland, einer unserer Standorte, hat Q.wiki 2017 eingeführt, um eine einheitliche Dokumentation mit Mehrwert für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Aus der reinen Nachweisdokumentation für Audits sollten Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen werden, die den Kolleginnen und Kollegen den Arbeitsalltag erleichtern. Wichtig war dabei die Einbindung aller Mitarbeitenden: Sie sollten die Dokumentation zukünftig aktiv mitgestalten und dadurch aktuell halten.
Eine Unternehmensgruppe mit über 6.000 Mitarbeitenden und mehr als 70 Standorten in ganz Europa hat von Natur aus viele redundante Dokumente: Jeder Standort baut ein eigenes Managementsystem auf und dokumentiert darin Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen, die aber auch für andere gelten. Diese redundante Dokumentation mit fehlenden Schnittstellen zwischen den einzelnen Standorten sollte langfristig in einer gemeinsamen Software-Lösung zusammengeführt werden.
Die Entscheidung für Q.wiki
Q.wiki bietet sowohl konzernweit geltenden Dokumentationen als auch standortspezifischen Bestimmungen Raum. Allein die eingesparte Doppelarbeit sowie die vereinfachte Einarbeitung neuer Mitarbeitender versprach den Arbeitsaufwand für die Kolleginnen und Kollegen erheblich zu senken. Das war für die Auswahl der neuen Managementsoftware ein wichtiger Faktor! Der interaktive Ansatz, die intuitive Bedienung und der einfache Freigabeworkflow haben bei der Entscheidung für Q.wiki ebenfalls eine tragende Rolle gespielt.
Nachdem sich Q.wiki bei Euroglas Deutschland erfolgreich als Wissensplattform etabliert hatte, haben wir 2018 die Gespräche für einen konzernweiten Rollout aufgenommen. Entscheidend dafür war auch die Matrixzertifizierung mit Q.wiki: Alle Standorte müssen bestimmte Bedingungen erfüllen, damit die gesamte Gruppe zertifiziert wird. Natürlich haben wir auch früher schon nach zentralen Vorgaben gearbeitet – das gemeinsame System hat es allerdings noch einmal enorm erleichtert, zertifizierungsrelevante Vorgaben zu verteilen, verwalten und prüfen.
Die Einführung von Q.wiki
Den Plan, Q.wiki zunächst in der Konzernzentrale einzuführen und dann an den einzelnen Standorten auszurollen, haben wir zusammen mit Modell Aachen erarbeitet. Und er hat hervorragend funktioniert! Basis bildeten die zentralen, konzernweiten Prozesse, die wir gemeinsam in Workshops definiert haben. So entstand zunächst das allgemeingültige Grundgerüst für unsere Dokumentation. Anschließend bekam jeder Standort seinen eigenen Bereich in Q.wiki. Darin haben die Mitarbeitenden ihre standortspezifischen Vorgaben nach und nach eingebracht. Durch die hohe Eigenmotivation und das gute Projektmarketing war Q.wiki früh in der gesamten Gruppe bekannt und hat schnell Anklang bei allen gefunden.
Nachdem das Grundgerüst stand, haben wir Anfang 2020 zusammen mit Modell Aachen ausgewählte Mitarbeitende der einzelnen Standorte im Umgang mit Interaktiven Managementsystemen fit gemacht. Unser zentrales QM-Team hat mit den Ansprechpartnern vor Ort Prozess- sowie Projektmanagement-Workshops durchgeführt, sodass Q.wiki sich schnell mit hilfreichen Inhalten gefüllt hat. Ganz nach dem Prinzip „Train-the-Trainer“ haben diese Mitarbeitenden wiederum ihre Teammitglieder geschult. Für offene Fragen haben wir konzernweite Fragerunden angeboten, die die Einarbeitung zusätzlich vorangetrieben haben.
Auf diese Weise haben wir externe Kosten minimiert und gleichzeitig möglichst früh viele Mitarbeitende involviert. Dass die Verantwortung für einzelne Prozesse von nun an bei den Wissensträgern vor Ort lag, hat die Prozessverantwortlichen unheimlich motiviert, aktiv am System mitzuwirken. Das hat uns als Initiatoren besonders gefreut!
Erfolge mit Q.wiki
Die Erfolge mit Q.wiki sind in der gesamten Gruppe spürbar. Und wir können sie auch anhand von Zahlen belegen:
Interaktives Managementsystem mit tausenden Zugriffen jeden Monat
Wir sehen eine starke Steigerung der Logins – und das kontinuierlich seit 2019. Mittlerweile haben 43 Standorte Q.wiki eingeführt und jeder 2. Nutzer loggt sich regelmäßig ein.
Logins und Freigaben in Q.wiki an allen Standorten
Rund 7.000 Zugriffe haben wir jeden Monat auf Vorgaben – etwa zu Einkaufsprozessen, Personalmanagement, Finanzen und Rechnungswesen – in unserem zentralen Dienstleistungscenters. Allein im letzten halben Jahr wurden 1.650 neue Seiten in Q.wiki angelegt und rund 700 freigegeben. Unsere Mitarbeitenden nutzen das System also aktiv und auch der Freigabeworkflow arbeitet effizient.
Diese Zahlen zeigen uns, dass Q.wiki bei Glas Trösch als zentrale Wissensplattform standortübergreifend akzeptiert und genutzt wird. Die veralteten Dokumente sind nun aktuell, die schriftliche Dokumentation und die tatsächliche Prozessausführung stimmen überein und die Schattendokumentation wird laufend bereinigt und aussortiert. Das ist ein toller Erfolg!
Deutlich weniger Aufwand für Zertifizierungen
Dank der zentralen Dokumentation in Q.wiki sind wir einem weiteren Ziel nähergekommen: die vereinfachte Matrixzertifizierung. So haben wir in den zentralen Diensten momentan rund 30 Audits in Planung. Die benötigte Dokumentation gestalten und optimieren unsere Mitarbeitenden im laufenden Betrieb ganz von selbst, sodass der Aufwand enorm reduziert ist und ihr Nutzen weit über die reine Zertifizierung hinausgeht.
Schnelle Einbindung weiterer Standorte
Q.wiki entwickelt sich zu unserer gemeinsamen Informationsplattform und macht allen Mitarbeitenden das Wissen der gesamten Unternehmensgruppe zugänglich: Sowohl standortübergreifende als auch standortspezifische Anforderungen finden hier ihren sinnvollen Platz. Da wir ein wachsendes Unternehmen sind, ist es für uns ein riesiges Plus, dass wir neue Standorte ganz einfach in das bestehende Managementsystem integrieren können. Nach der Einführung am ersten Standort benötigen wir für die weiteren Systeme kaum noch Unterstützung von Modell Aachen. Das gibt uns als Unternehmensgruppe eine unheimliche Flexibilität.
Anfang 2023, also nur rund zweieinhalb Jahre nach Einführung an den ersten Niederlassungen, nutzen bereits über 40 unserer Standorte Q.wiki. Und es folgen noch weitere!
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