Ein Hinweis zu Beginn: Wir gehen in diesem Artikel vereinfachend davon aus, dass eine prozessverantwortliche Person immer auch die entsprechende Seitenverantwortung im Managementsystem innehat und alle Seiten in einem Managementsystem Prozessbeschreibungen sind.
Managementsysteme auf Wiki-Basis sind eine echte Bereicherung für Unternehmen: Dank des interaktiven Ansatzes beteiligen sich Mitarbeiter, verbessern Prozessbeschreibungen kontinuierlich und sammeln wertvolles Wissen zentral zugänglich. Oft werden wir gefragt, ob diese hohe Interaktivität nicht zu Chaos im Managementsystem führt. Um dies zu verhindern, sieht Q.wiki vor, dass jede Seite von einem Seitenverantwortlichen moderiert wird. Dieser ist jeweils für die Freigabe der Inhalte im Managementsystem verantwortlich. Bevor wir 7 wichtige Aufgaben eines Prozessverantwortlichen beschreiben, erläutern wir zunächst typische Anforderungen an eine prozessverantwortliche Person.
Anforderungen an Seitenverantwortliche Personen
Der Seitenverantwortliche muss mit dem Prozess fachlich vertraut sein, um beurteilen zu können, ob inhaltliche Anpassungen zielführend sind. Darüber hinaus ist es wichtig, dass er die vor- und nachgelagerten Prozesse kennt, um klar definierte Schnittstellen sicherzustellen. Zudem sollte der Seitenverantwortliche Erfahrung in der Prozessdurchführung haben, um Best Practices gegenüber anderen Prozess-Stakeholdern durchsetzen zu können.
7 Typische Aufgaben eines Seitenverantwortlichen
Was sind nun typische Aufgaben eines Seitenverantwortlichen rund um das Managementsystem?
1. Inhaltliche Verantwortung
Die Seiten im Firmen-Wiki sollen aktuell und korrekt sein. Dank des interaktiven Ansatzes von Q.wiki können Verbesserungsvorschläge direkt von allen im Wiki eingebracht werden. Die Verantwortung für die Freigabe dieser Verbesserungsvorschläge liegt jedoch typischerweise sowohl auf der Seite im Q.wiki als auch in der Praxis beim Prozessverantwortlichen.
2. Durchführung der inhaltlichen Freigabe im Managementsystem
Es ist ein gutes Zeichen, wenn Prozessverantwortliche um inhaltliche Freigaben im Wiki gebeten werden – das Prinzip des Interaktiven Managementsystems greift! Prozesse werden hierdurch kontinuierlich verbessert und Best Practices für jeden zugänglich. Aber: Ist die Änderung des Mitarbeiters sinnvoll? Trägt sie dazu bei, die Prozessziele, Beschreibung und die Durchführung zu verbessern? Damit die Beschreibungen wirklich im Alltag helfen, liegt es beim Seitenverantwortlichen, die „Diskussionen“ in Q.wiki auf diese Fragen hin zu überprüfen und freizugeben, zu verwerfen, oder zur Überarbeitung zurückzugeben. Der automatische Vergleichsmodus zwischen Diskussion und freigegebenem Stand hilft hierbei.
Tipp: Unsere Erfahrung zeigt, dass es sehr motivierend für alle Beteiligten ist, wenn eingebrachte Änderungen zeitnah geprüft und freigegeben werden. So wächst die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Prozess, dem Unternehmen und es zeigt, dass seine Arbeit und Verbesserungsvorschläge wertgeschätzt werden.
3. Über Prozessänderungen informieren
Ein wichtiges Ziel eines Managementsystems ist, dass alle Prozessbeteiligten immer auf dem neuesten Stand sind, vereinbarte Prozessstandards kennen, anwenden können und real anwenden. Dafür muss man sich über Änderungen informieren oder darüber informiert werden. Bei Änderungen an Prozessbeschreibungen ist es daher Aufgabe des Prozessverantwortlichen zu prüfen, wer darüber informiert werden sollte. Dafür gibt es verschiedene Werkzeuge, unter anderem: Lesebestätigung, Meetings, Eins-zu-eins-Gespräche, Schulungen, Chats und E-Mail.
Tipp: In der Praxis wird die Änderungskommunikation häufig auf direkte Prozessbeteiligte beschränkt. Vergessen sie nicht, angrenzende Prozesse, also die berühmten Schnittstellen, zu informieren.
4. Auf Entwicklung im Umfeld des Prozesses reagieren
Ein Interaktives Management soll dazu dienen, entlang von Prozessen zu strukturieren und weniger in Abteilungen zu denken. Daher sollte jeder Seitenverantwortliche das Umfeld seines Prozesses beobachten und gegebenenfalls den eigenen Prozess so adaptieren, dass die ganze Prozesskette optimiert wird. Finden Veränderungen in vor- oder nachgelagerten Prozessen statt? Das können zum Beispiel Einflüsse durch einen IT-Systemwechsel in einem vorgelagerten Prozess sein, aus dem sich andere Übergabepunkte ergeben.
5. Geeignete Voraussetzung für Prozessdurchführende schaffen
Der Seitenverantwortliche ist für die Prozessziele, zum Beispiel gleichbleibender Output mit geringeren Reaktionszeiten, verantwortlich. Damit diese mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten, sollten die Prozessdurchführenden geeignete Rahmenbedingungen haben. Der Seitenverantwortliche sollte daher unter anderem dafür sorgen, dass die Beschreibungen die durchführenden Mitarbeiter dazu befähigt, den Prozess problemlos – und auf die Prozessziele ausgerichtet – durchführen zu können.
6. Prozess überwachen
Eine systematische Verbesserung des Prozesses durch die Einsteuerungen der Mitarbeiter erleichtert die Arbeit eines Prozessverantwortlichen enorm. In letzter Instanz ist er dennoch derjenige, der den Prozess geeignet messen und überwachen muss, um gegebenenfalls eingreifen zu können.
Tipp: Hierfür können geeignete Indikatoren, deren Erhebungsturnus und deren Eingriffsgrenzen in die Prozessbeschreibung integriert werden.
7. Prozessrisiken einschätzen
Der Seitenverantwortliche kennt sowohl den eigenen Prozess als auch die Umgebung bestens und behält beides ständig im Auge. Daher ist es naheliegend, dass er auch die Risiken, die im oder durch einen Prozess entstehen können, erkennt und entsprechend reagiert. Wird beispielsweise ein prüfender Prozessschritt im Vertriebsprozess weggelassen, kann dies zu fehlerhaften Verträgen in der Abrechnung führen. Entsprechende Prozessrisiken sollten durch oder mit Prozessverantwortlichen identifiziert, gemeldet und bewertet werden.
Tipp: Optimalerweise wird die Prozessbeschreibung und die Risikobetrachtung integriert. In Q.wiki können Sie Risiken nahtlos am Prozess melden.
Wandel der Prozessverantwortung in einem Interaktiven Managementsystem
Wir wissen, dass der Aufbau eines Managementsystems oftmals Fragen über genau diese Verantwortungen und Aufgaben eines Seitenverantwortlichen aufwirft. Wie man die Rolle interpretiert und was sich genau ändert hängt stark von der bisherigen Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen ab.
Die wichtigste Änderung, die ein Interaktives Managementsystem mit sich bringt: Durch die Einbindung der Mitarbeiter und die Übersichtlichkeit, die ein Integriertes Managementsystem bietet, wird die Arbeit des Prozessverantwortlichen meist deutlich wirksamer. Gleichzeitig nehmen die Qualität und die Aktualität der Prozessbeschreibungen zu und bringen dadurch einen Mehrwert im Alltag der Mitarbeiter.
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