Viele gute Gründe sprechen für ein Firmenwiki: Die Geschäftsprozesse lassen sich agiler gestalten, die Inhalte im Managementsystem sind aktueller und die Zusammenarbeit im Team wird einfacher. Gleichzeitig reduziert sich der Dokumentationsaufwand deutlich, da alle Mitarbeiter ihr Wissen und neue Erfahrungswerte kontinuierlich ins unternehmenseigene Wiki einbringen. Doch in einem Managementsystem, in dem viele Köpfe mitmischen, gilt es auch Ordnung zu halten! Ein interner Wiki-Gärtner verhindert Wildwuchs in Prozessbeschreibungen und Co. systematisch.
Die Theorie vorneweg: Was ist ein Wiki-Gärtner?
Durch die Blume gesprochen: Ein Wiki-Gärtner jätet regelmäßig das Unkraut im Firmenwiki, damit sich die übrigen Pflanzen frei entfalten und ganz auf ihr Wachstum konzentrieren können. Für Ihr Managementsystem bedeutet das: Der Wiki-Gärtner gleicht regelmäßig formale Schwächen aus. Damit ermöglicht er es den anderen Teammitgliedern, sich voll und ganz auf die wertvollen Inhalte konzentrieren zu können. Diese Aufgabe kann im Grunde jeder Mitarbeiter übernehmen!
Unkraut jäten im Firmenwiki – wie geht das?
Systematisch und kontinuierlich sorgt Ihr Gärtner für Ordnung und Struktur auf den einzelnen Wiki-Seiten sowie im gesamten Managementsystem. Um diese 7 Dinge kümmert er sich dabei konkret:
1. Tote Links finden und reparieren
Verlinkungen zwischen verwandten Inhalten im Wiki sowie zu externen Systemen erleichtern den Arbeitsalltag enorm. Darum sorgt der Wiki-Gärtner dafür, dass alle Links im Managementsystem funktionieren und entfernt bzw. ersetzt sogenannte „tote“ Links.
Tipp: In Q.wiki lassen sich alle Wiki-Seiten mit Links, die nicht funktionieren, über das Werkzeug „Wiki-Integrität“ abrufen.
2. Inhalte verknüpfen und Prozesse strukturieren
Neben den bestehenden Verlinkungen im Managementsystem kümmert sich der Wiki-Gärtner auch um neue: Überall dort, wo es sinnvoll ist, verknüpft er Inhalte miteinander. Dazu zählt auch, dass er allen Prozessen einen vor- und einen nachgelagerten Prozess zuweist. Damit schafft der Gärtner hierarchisch strukturierte Prozessübersichten und ermöglicht es so, einfach und schnell durch die Prozesse zu navigieren.
3. Freigabeworkflow und Wiedervorlage checken
Wo steht schon seit Längerem eine Freigabe aus und wo wurde eine Wiedervorlage versäumt? Gibt es vielleicht veraltete Inhalte? All diesen Fragen geht der Wiki-Gärtner auf die Spur und erinnert die Verantwortlichen bei Bedarf noch einmal daran, ihre Inhalte zu aktualisieren.
4. Doppelte Inhalte und Anhänge entfernen
In einem organisch wachsenden Wiki kann es mit der Zeit passieren, dass sich Inhalte doppeln oder identische Anhänge mehrfach im Managementsystem hochgeladen werden. Zum Aufgabenfeld des Wiki-Gärtners gehört es, diese Inhalte zu finden, zu prüfen und schließlich zusammenzuführen oder zu entfernen.
Tipp: In Q.wiki lassen sich doppelte Inhalte einfach mithilfe der Übersicht aller Anhänge aufspüren.
5. Wiki-Seiten einheitlich gestalten
Dafür erarbeitet und definiert der Wiki-Gärtner gemeinsam mit einem Projektteam passende Vorlagen für unterschiedliche Inhalte und prüft regelmäßig, ob alle Inhalte das richtige Format haben.
6. Glossar- und Rolleneinträge pflegen
Die Inhalte eines Wikis lassen sich mit einer Glossarfunktion hervorragend verschlagworten und so besonders einfach auffinden. Der Gärtner ist dafür verantwortlich, das Glossar zu prüfen und bei Bedarf neue Begriffe einzupflegen. Zudem kontrolliert er regelmäßig, ob alle Rollen im System noch auf aktuellem Stand und dem verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen sind.
7. Rechtschreib-, Tipp- und Grammatikfehler korrigieren
Zuletzt folgt der Feinschliff: Der Wiki-Gärtner berichtigt formale Fehler in Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder auf Infoseiten und korrigiert unverständliche Formulierungen.
Für ein übersichtliches Managementsystem auf Wiki-Basis
Viele Unternehmen scheuen sich noch davor, interne Ressourcen für einen Wiki-Gärtner zu binden – doch die Gartenarbeit lohnt sich langfristig! Denn ein Gärtner sorgt dafür, dass Ihr Managementsystem einheitlich, übersichtlich und sinnvoll strukturiert ist und erleichtert damit den Arbeitsalltag Ihres gesamten Teams.
Sind Sie noch auf der Suche nach der richtigen Software für Ihr Managementsystem auf Wiki-Basis? Gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter und Ihr Unternehmen moderner – mit der interaktiven Managementsoftware Q.wiki!
