Über die Silicon Austria Labs GmbH
Die Silicon Austria Labs GmbH (SAL) ist Österreichs Spitzenforschungszentrum für elektronikbasierte Systeme, die das technologische Rückgrat der Digitalisierung bilden. An den Standorten Graz, Villach und Linz wird in den Bereichen Microsystems, Sensor Systems, Power Electronics, Intelligent Wireless Systems und Embedded Systems an zukunftsweisenden Lösungen für Umweltschutz, Gesundheit, Energie, Mobilität und Sicherheit geforscht. SAL arbeitet eng mit Regierungsinstitutionen, Unternehmen und wissenschaftlichen Einrichtungen zusammen, um die Wettbewerbsfähigkeit der österreichischen Industrie in diesen Schlüsselbereichen zu stärken. Die Organisation wurde 2018 gegründet und beschäftigt aktuell rund 320 Mitarbeiter.
Die Herausforderung vor Q.wiki
Vor der Einführung von Q.wiki im Jahr 2021 haben wir unser Managementsystem hauptsächlich über SharePoint mit der grafischen Applikation VALO gepflegt. Im Wesentlichen haben wir darin die Aufbauorganisation, Guidelines und Formulare abgebildet, konkrete Prozessbeschreibungen haben wir nur sporadisch erstellt. Und wenn, dann haben wir sie meist direkt während einer Besprechung festgehalten und mal in den Guidelines auf SharePoint, mal ganz woanders gespeichert. Das führte hinterher oft zu Unsicherheiten bezüglich Speicherort und Version der Prozessbeschreibungen – Informationen waren einfach nicht mehr auffindbar.
Die Entscheidung für Q.wiki
Die Entscheidung für Q.wiki fiel nach einer umfassenden Marktrecherche und Präsentationen mit etlichen großen Softwareanbietern. Aufgrund des sehr guten Preis-Leistungsverhältnisses und der angenehmen, praxisorientierten Betreuung durch die Sales-Kollegen fiel der interne Vergleich – auf Basis einer TCO-Berechnung – positiv für Q.wiki aus. Auch die intuitive Arbeitsweise und der Ansatz, alle Mitarbeiter einzubeziehen, waren sehr überzeugend.
Erfolge mit Q.wiki
Bis zur Einführung von Q.wiki haben wir nur gelegentliche Prozessbeschreibungen an den verschiedensten Orten erstellt. Oft waren sie auch in unseren Guidelines integriert. Diese befinden sich weiterhin auf SharePoint, die enthaltenen Prozesse haben wir allerdings vollständig daraus entfernt und in Q.wiki überführt. Damit wurden die Guidelines deutlich schlanker – das freut die Mitarbeiter natürlich. Nach Schulung durch die Kollegen von Modell Aachen konnten wir Inhalte im neuen Managementsystem schnell selbstständig anpassen und Berechtigungsstrukturen ändern – alles ohne Programmierkenntnisse. Bei komplexeren Themen erhalten wir stets rasche und kompetente Unterstützung.
Mit Q.wiki haben wir nun einen zentralen Ort im Unternehmen geschaffen, an dem wir sämtliche Prozesse abbilden und mithilfe aller Mitarbeiter jederzeit verbessern können. Früher war die Prozessdokumentation eher dem Zufall überlassen, jetzt gehen wir hier viel systematischer vor: Wir haben mit den Supportprozessen begonnen und am Ende den Kernprozess in Q.wiki integriert. Mit diesem Schritt ist das System endgültig breit akzeptiert und die Nutzerzahl hat sich nochmals deutlich erhöht.
Im Januar 2024 hatten wir erstmals mehr als 7.000 lesende Zugriffe, über 600 schreibende Zugriffe sowie 91 genehmigte Changevorgänge in nur einem Monat. Da merkt man, dass sich bei uns viel bewegt! Das Großartige dabei ist, dass viele Änderungen durch die Prozessverantwortlichen selbst erfolgen und das zentrale Q.wiki-Team dadurch zeitlich kaum mehr gefordert ist.
Mithilfe von Q.wiki haben wir bereits drei Prozesse erfolgreich teilautomatisiert:
- unser Risikomanagement
- unseren Investitionsprozess
- das interne Projektmanagement
Unser größter Erfolg? Prozessmanagement gewinnt mit Q.wiki im gesamten Unternehmen immer mehr an Bedeutung und wir diskutieren immer öfter, wie wir unsere Prozesse noch schlanker und effizienter gestalten können. Dank Interaktivem Managementsystem denken wir viel kundenorientierter und weniger in internen Hierarchien. Gemessen daran sowie an der besseren Verfügbarkeit der Informationen und der besseren Steuerung von Arbeitsabläufen hat sich die Einführung von Q.wiki für uns wirklich gelohnt.
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