Ihr seid verantwortlich für Qualitätsmanagement, Prozesse oder die Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen und denkt darüber nach, ein Interaktives Managementsystem einzuführen? Dann solltet ihr weiterlesen, denn in diesem Artikel bekommt ihr wertvolle Tipps zu Stolpersteinen und dazu, was ihr bei der Einführung beachten solltet. Eine neue Software allein macht schließlich noch kein Interaktives Managementsystem. Wie könnt ihr also die Erfolgswahrscheinlichkeit eures Vorhabens steigern?
Ihr habt den Handlungsbedarf erkannt und seid überzeugt vom Wert, die Art und Weise der Prozesskommunikation in eurem Unternehmen zu verbessern – sehr gut. Vermutlich habt ihr sogar schon eine Vorstellung von eurem Zielbild. Die Fragen, die ihr euch jetzt vermutlich stellt:
Hier kommen 7 praktische Handlungsempfehlung für euch, wobei kein Anspruch auf Vollständigkeit besteht:
Auch, wenn es für dich persönlich ein Leichtes ist: Ein neues Managementsystem bedeutet Veränderung und damit geht jeder von uns anders um. Sollen sich zukünftig – anders als bisher – alle Kolleginnen und Kollegen an der Kommunikation von Prozessen beteiligen, müssen sich vollkommen neue Verhaltensmuster im Unternehmen etablieren. Dieses Unterfangen erfährt umso mehr Rückenwind, je klarer ist, welche Türen ihr wie öffnen könnt. Stichwort: Change Management.
Eine kritische Frage ist, ob alle den Schmerz des aktuellen Zustands erkennen und der Wille zur Veränderung vorhanden ist. Erzeugt Veränderungsbereitschaft, indem ihr den Status Quo aus verschiedenen Rollen betrachtet und Pain Points sammelt: Schaut euch an, wie ihr Prozessveränderungen aktuell kommuniziert und welche Probleme dabei immer wieder entstehen. Formuliert dies möglichst konkret aus – gerne auch emotional.
Überlegt gemeinsam, wie ihr Prozesse in Zukunft dokumentieren und kommunizieren, welchen Grad der Mitgestaltung ihr erreichen und welche Dinge ihr unbedingt beibehalten oder unbedingt vermeiden wollt. Was ist für wen ein motivierendes Zielbild? Lasst dabei Diskussionen zu! Priorisiert die Komponenten eures Zielbilds und holt ein klares Commitment über die Ziele ein. Die Geschäftsführung solltet ihr dabei in jedem Fall mit an Bord haben.
Ein grober Zeitplan und eine klare Definition der notwendigen Schritte sind enorm hilfreich, um einen sicheren Übergang zum Zielbild zu schaffen. Fehlende Deadlines oder zu lose Zeitpläne können dazu führen, dass das Projekt stockt. Kommuniziert Termine also frühzeitig an alle Beteiligten.
Definiert, wer in welchem Maße am Projekt beteiligt sein soll. Erfolgreiche Projekte zeichnen sich durch motivierte Projektteams mit vielen verschiedenen Perspektiven und den angemessenen Rückhalt der Geschäftsleitung aus. Als interne Projektleitung und Change-Treiber ist das Projektteam auch dafür verantwortlich, den Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Projektteams zu vermitteln, wann was von Ihnen erwünscht ist. Dies wird spätestens dann relevant, wenn es an das Erarbeiten der eigenen Prozesse im Managementsystem geht.
Kommunikation ist entscheidend für die Veränderung von Verhaltensweisen. Wiederholt Kernbotschaften, um sie zu festigen. Gestaltet eure regelmäßigen Projekttreffen transparent und macht die Ergebnisse für jeden zugänglich. Lasst Feedback und Fragen zu und beantwortet diese beispielsweise in einem öffentlichen Projekt-FAQ im Managementsystem.
Was geschieht nach dem Abschluss des Projekts? Wie verfestigen sich die neuen Verhaltensweisen? Denkt daran, eure Altsysteme abzuschalten, damit ihr nicht in alte Verhaltensmuster verfallt. Lebt die Veränderung vor und motiviert andere dazu, Verantwortung für die eigenen Prozesse zu übernehmen. Beobachtet die Veränderung durch einfaches Nachfragen im Arbeitsalltag und quantitative Metriken wie Nutzungsreports, die euch Aufschluss über Nutzungsraten und Prozessfreigaben geben.
Eine Frage, die sich oft stellt: Wie können und sollten wir die Einführung unseres Interaktiven Managementsystems extern begleiten lassen? Nun, darauf gibt es keine pauschale Antwort. In meiner Rolle als Berater bei Modell Aachen habe ich die Bedeutung externer Begleitung auf dem Weg zum Interaktiven Managementsystemen jedoch in vielen Unternehmen aus erster Hand erlebt:
Eine externe Begleitung schafft nicht nur die offensichtliche zusätzliche Kapazität in eurem Projekt. Sie schafft auch mehr Verbindlichkeit für den Projektfortschritt. Zudem bringt eine Außenperspektive oftmals neue Einsichten und eine gewisse Autorität in den Veränderungsprozess ein. Dabei gilt es das richtige Gleichgewicht zwischen theoretischer Wissensvermittlung und praktischer Anwendung zu finden. Unser Beratungsansatz konzentriert sich beispielsweise darauf, euer Team durch Train the Trainer-Methoden zu befähigen.
Die Entscheidung darüber, ob und wie viel externe Begleitung ihr braucht und möchtet, ist sehr individuell. Ihr solltet bei euren Überlegungen 3 wesentliche Faktoren betrachten:
Die Einführung eines Interaktiven Managementsystems ist ein strategischer Schritt, der gut geplant sein will. Die sieben Handlungsempfehlungen dienen euch dabei hoffentlich wegweisend. Falls ihr noch unsicher seid, welcher der richtige Weg für euer Unternehmen ist, schaut in unsere Checkliste und macht den Selbsttest! Klickt dafür einfach auf den Button unten, füllt das Formular aus und legt sofort mit der Planung los.
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Seit 2009 steht die Modell Aachen GmbH für Interaktive Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie. Mit Software und Managementberatung begleiten wir unsere Kunden auf dem Weg zu prozessorientierter Unternehmensführung sowie leichtgewichtigem Wissensmanagement. Mit unserem Modell Aachen Insights Blog teilen wir unser Wissen rund um die Themen Interaktive Managementsysteme, Prozessmanagement und Qualitätsmanagement mit euch.
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