In dieser Folge von Carsten's Corner spricht Alexander Stoffers über Herausforderungen und Innovationen im Audit Management. Als Gründer der Next Audit UG und Experte für Audit-Software diskutiert er, wie Unternehmen ineffiziente Prozesse überwinden und durch den Einsatz von KI die Qualität und Effizienz ihrer Audits steigern können. Er gibt Einblicke in verschiedene Arten von Audits. Er zeigt auf, wie digitale Tools dazu beitragen können, die Akzeptanz und Effizienz von Audits zu verbessern.

Highlights der Diskussion umfassen:

• Der Einsatz von KI und digitalen Werkzeugen zur Überwindung von Effizienzproblemen in traditionellen Audits.
• Die verschiedenen Arten von Audits und die spezifischen Herausforderungen, die sie mit sich bringen.
• Strategien zur Verbesserung der Akzeptanz und Effektivität von Audits durch innovative Softwarelösungen.
• Wie eine systematische und technologische Herangehensweise helfen kann, die tief verwurzelten Probleme in Audit-Prozessen zu lösen.

Diese Folge ist besonders wertvoll für alle, die im Qualitätsmanagement tätig sind und nach Wegen suchen, ihre Audits durch fortschrittliche Technologien wie KI zu verbessern. Alexander bietet praktische Tipps und Einsichten, die direkt im beruflichen Alltag angewendet werden können.

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Show Notes:

0:00 Intro

1:30 Mit was für Art Auditoren hat Alexander Kontakt?

3:10 Was beschäftigt die Auditoren derzeit am meisten?

6:20 Sind neue Methoden oder eher Effizienzthemen wichtiger, um die Akzeptanz von Audits zu erhöhen?

9:30 Audit weiterhin als Prüfsituation bezeichnen?

10:48 Was sind potenzielle blinde Flecken bei Auditoren?

13:00 Datenschutz als größte Hürde bei der Einführung von Software-Lösungen für Audits?

14:31 Was sind die Vorteile von der Einführung eines Auditmanagementsystems?

16:26 Wirtschaftlichkeitsberechnung im Auditumfeld

17:56 Ist Auditmanagement ein stark unterbewertetes Thema?

20:10 KI in Auditmanagement

24:24 Wo kann man sich zum Thema Auditmanagement weiterbilden?

26:13 Outro

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Vollständiges Transkript

Carsten Behrens

Herzlich Willkommen zur nächsten Carstens Corner folge und heute geht es um das Themenfeld Audits, ein in vielen Unternehmen weit unterschätztes Themenfeld und wir haben heute Alexander Stoffers da, Gründer und Geschäftsführer der Next Audit UG und er ist gleichzeitig auch Co-Founder von der Modell Aachen GmbH zusammen mit mir gewesen, damals im Jahr 2009, als wir Modell Aachen gegründet haben, hat daraufhin dann im Jahr 2019 das nächste Unternehmen gegründet und ist damit seiner Vision, ein Seriengründer zu sein, wieder ein Stückchen näher gekommen. Es geht heute um Audit Management und um die praktische Anwendung im Alltag für den QM-Praktiker, aber auch ein bisschen über den Tellerrand hinausgeschaut, zum Beispiel, welche Möglichkeiten gibt es mit KI, den Wissensschatz, den man durch Audits aufbaut, tatsächlich dann auch zu heben.

Ja, Alex, schön, dass wir dich heute in meinen Carstens Corner dabeihaben.

Alexander Stoffers

Ich freu mich auch, auf jeden Fall, lange nicht gesehen.

Carsten Behrens

Genau, ganz klasse. Jetzt ist es ja so, dass du dich sehr, sehr intensiv mit dem Themenfeld Audits beschäftigst, weil du explizit eine Software entwickelst und vertreibst, die ja ausschließlich auf Audit Management fokussiert ist. Und deswegen ist es so, dass du wahrscheinlich mehr Auditoren sprichst als kaum ein anderer Mensch auf dieser Welt, also sehr, sehr viel Kontakt mit unterschiedlichsten Auditoren hast und da, glaube ich, auch ein paar Erfahrungswerte weitergeben kannst, auch ein paar Tipps geben kannst, vielleicht auch ein sehr guter Bescheid weiß über die Schmerzen, die die Auditoren haben. Aber vielleicht erst mal so ein bisschen als Einleitung, mit was für Art von Audits setzt du dich auseinander, mit was für Art von Auditoren hast du Kontakt? Das ist ein weites Feld.

Alexander Stoffers

Ja, und im Endeffekt haben wir auch mit fast allen möglichen Auditoren, mit allen möglichen Themenfeldern, stehen wir in Kontakt, weil wir eine Software machen, die erstmal agnostisch Themen agnostisch ist. Das heißt, also bei uns werden klassische ISO 9001 Audits umgesetzt, aber auch Themen ISO 27001, TISAX, VDA 6.3, also alles Mögliche. First – Second- und Third -Party Audits werden abgebildet. Dementsprechend haben wir auch mit sehr unterschiedlichen Auditoren Kontakt. Meistens auch sag ich mal, wir haben die gleiche Herkunft, wir haben auch die Modell Aachen zusammen gegründet, das heißt, meistens kommen wir aus dem Qualitätsmanagement Thema rein bei den Unternehmen, haben dann aber immer mehr auch mit anderen Themenfeldern, auch interne Revisionen, Compliance und Co. Kontakt. Genau, das heißt also eine Hülle und Fülle. Ich würde jetzt nicht sagen, dass ich mit den meisten Auditoren Kontakt habe oder sich da ganz besonders raussteche, denke die Marktbeleiter, werden auch ähnlich viel Kontakt haben zu Auditoren, aber klar, also wir sind nah dran, wir kriegen die Schmerzpunkte mit, das auf jeden Fall.

Carsten Behrens

Ja, das ist genau das gute Stichwort. Was ist aus deiner Sicht so der Hauptschmerz, den man so über alle Auditoren hinweg sozusagen findet, wo man sagt, das ist so etwas, das findet man wirklich bei vielen Auditoren quer über die Bank. Was ist so der Hauptschmerz, was die aktuell beschäftigt?

Alexander Stoffers

Wir haben ja eine Studie gemacht mit der RWTH Aachen zusammen, wo wir gefragt haben, wie werden Audits durchgeführt, wo wir hinterfragt haben, was sind die Schmerzpunkte und im Endeffekt ein ganz Riesenthema ist die Durchführung von Audits auf Excel und Word Basis, also wirklich so ein technisches Thema. Da sind mittlerweile, also als wir die Studie gemacht haben, waren es 90 % die mit Word und Excel unterwegs waren, mittlerweile ist es zum Glück ein bisschen besser geworden, sind aber tendenziell immer noch 80 % und das ist ein Riesenthema. Das heißt also, der Schmerzpunkt ist einfach ein sehr ineffizienter Auditprozess, der einfach dadurch bedingt ist, dass ich mit Word und Excel arbeite und kein digitaler Prozess, also nicht wirklich eine durchgängige Digitalisierung habe. Das ist auf jeden Fall ein sehr großer Schmerzpunkt. Das führt zum zweiten, und zwar Akzeptanz von Audits, dass die einfach in Unternehmen meistens sehr, sehr negativ konnotiert sind, dass niemand sagt, ich habe Bock auf ein Audit, sondern es ist immer mit Demokratie verbunden, mit viel Aufwand, wenig Output.

Genau das ist der dritte Punkt, das häufig gesagt wird, dass die Audits nachher wenig unternehmerischen Mehrwert bringen, weil die Maßnahmen, die aus den Audits rauspurzeln, ja nur oberflächlich oder teilweise auch gar nicht umgesetzt werden. Und das sind so die zwei beziehungsweise drei Punkte, die wir eigentlich übergreifend bei allen Themenfeldern sehen und dann gibt es natürlich spezifisch, wenn ich mir Lieferanten Audits angucke zum Beispiel, dann gibt es sehr viele Medienbrüche, Aktionspläne werden dann im E -Mail pingpong in Excel Form hin und her geschoben, fehleranfällig, sehr ineffizient. Das ist ein Thema, was wir versuchen zu adressieren und ja, das sind so die ganz operativen Dinge, die eigentlich bei allen Auditarten sehr gleich sind, also die Herausforderungen, die da sind.

Carsten Behrens

Das sind viele Effizienzthematiken, Effizienz und nachher Effektivität, daraus ein Stück weit aus der Effizienz folgend. Was wir jetzt bei der DGQ relativ häufig diskutieren, wo ich ja recht aktiv bin und was da, also auch in anderen Fachkreisen, in denen ich nicht so aktiv bin, viel diskutiert wird, ist, wie schaffe ich es, die Akzeptanz von Audits zu steigern, dadurch, dass ich zum Beispiel andere Methodiken einsetze, dass ich versuche, anders zu auditieren, indem ich eben das Ganze nicht so als Prüfung ausgestalte, sondern irgendwie anders ausgestalte, oder dass ich versuche, vielleicht auch gar nicht das klassische Audit durchzuführen, sondern dass ich eher das Review artig mache und versuche, ein Verbesserungspotenzial daraus zu heben, oder was ich ganz spannend finde, ist ein Einsatz, die versuchen aus der Kulturbeobachtung, wenn man eine Kultur kennenlernen möchte, zum Beispiel in der afrikanischen Natur, Volkskultur, wie begebe ich mich dahin und versuche, sie kennen zu lernen, ohne diese Kultur so stark zu stören, dass mein Audit, sozusagen das verhalten verfälscht, und die versuchen das zu übertragen auf eine Audit-Situation. Würdest du sagen, dass das auch ein sehr, sehr großer Faktor ist, oder ist es mehr so die Effizienz- Effektivitätsseite, die so quer durch die Bank die Auditoren beschäftigt? Weil ich bekomme in der DGQ natürlich immer so eine punktuelle DGQ -Sicht, die nicht zwangsläufig ein Abbild von dem Gesamtmarkt ist.

Alexander Stoffers

Also ich würde sagen, wir beschäftigen uns mehr mit der, kommen aus der technischen Perspektive, und wir sehen natürlich die methodischen Themen, die da sind, die aufkommen. Ich habe auch meine Meinung zu, aber wir versuchen uns dem Markt wirklich von der technischen Seite zu nähern, weil wir glauben, dass wir darüber sehr viel helfen können, und wir wollen uns nicht als Methoden -Experten oder positionieren uns nicht als Methoden -Experten. Dafür gibt es viele Berater, die da sehr gut drin sind, oder auch die DGQ, die sich da sehr, sehr viel mit auseinander setzt, und wir versuchen einfach, das beste Tool zu liefern, um auch gegebenenfalls bei neuen Methoden, neuen Ansätzen, dann trotzdem die beste technische Unterstützung zu geben. Meine persönliche Meinung zu den Methoden, man sieht einen Trend, oder man hat in den letzten Jahren einen Trend gesehen, dass immer mehr in Richtung eines beratenden Audits sich die Methoden weiterentwickelt haben, oder vielen die Richtung diskutiert worden ist, dass man da anders mit den Menschen umgehen muss, dass es nicht so eine krasse Prüfungssituation kein so großer Druck sein soll. Und ich sehe das anders.

Ich sehe es eher so, dass ein Audit immer noch eine Prüf -Situation ist, und dass es viele coole Methoden, viele Möglichkeiten gibt, die nachher im Audit ähnlich sind, um das Unternehmen zu verbessern. Aber wenn ich ganz klassischen Audit angucke, ist für mich immer noch eine Prüf -Situation. Ich habe ein Ist -Zustand, ich habe ein Soll -Zustand, und ich vergleiche, was ist das Delta. Und ich glaube persönlich auch, dass durch diese Arbeit an den Methoden, dass das teilweise vielleicht gar nicht, also man versucht, über diese Methoden ein Problem zu lösen, wo ich glaube, dass es sehr häufig damit zusammenhängt, dass der Kreis, der Regelkreis eigentlich nicht funktioniert. Das heißt also, dass das Audit ineffizient ist, wenn ich da tagelang mich vorbereiten muss, um ein Audit zu bestehen, habe ich da keine Lust drauf.

Wenn ich nachher das Gefühl habe, dass es nicht wirksam war, weil die Maßnahmen nicht umgesetzt werden, dann sage ich nachher ja, das Audit, warum soll ich das das nächste Mal machen? Das ist auch Quatsch, dass ich das tue. Und deswegen glaube ich, dass es einerseits wichtig ist, auch neue Methoden auszutesten und da daran zu arbeiten, dass es aber auf der anderen Seite total wichtig ist, Auditprozesse digital mit den Tools, die wir haben, die sind alle da, zu verbessern und einfach mehr Akzeptanz zu schaffen. Und das sehen wir auch. Also sehen wir bei den Kunden, dass man durch einen verbesserten Prozess, durch Systeme, die nicht nur Expertensysteme für die Auditoren sind, sondern nachher auch einfach genutzt werden können von den Auditierten, dass das ein Mehrwert bringt und dass die Leute dann schon sehen, macht immer noch kein Spaß, eine Prüfsituation wie im Studium, in der Schule. Aber trotzdem weiß ich nachher, ich stehe da, ich habe das und das Niveau erreicht und das kann ja auch ein cooles Gefühl sein.

Carsten Behrens

Also im Prinzip so als Credo die Wirksamkeit schafft dann auch die Wertschätzung?

Alexander Stoffers

Auf jeden Fall.

Carsten Behrens

Und man kann die Wertschätzung natürlich auch dadurch generieren, dass man Audit immer weiter Kunden orientiert im Sinne von, ich mache das jetzt für meine Kollegen möglichst weich und angenehm und so weiter. Dadurch kannst du natürlich auch irgendwie ein angenehmes Audit schaffen, aber dann gibt es eine gute Chance, dass du die Wirksamkeit verlierst, je nachdem, wie du es ausgestaltet. Ich finde ich sehr nachvollziehbar und das ist tatsächlich auch meine Einschätzung. Dass ich auch dafür plädiere, dass Audit wirklich durchaus eine Prüfungssituation sein zu lassen und die Verbesserungspotenziale und so weiter und das Review -artig aus, was man einbringt, dann durchaus gerne zusätzlich zu machen. Aber das ist dann nicht unbedingt der Audit -Anteil dieses Termins.

Man kann es natürlich trotzdem alles Audit nennen, aber ich würde es gedanklich eigentlich oder sprachlich lieber trennen und sagen Audit ist wirklich der Compliance -Check, der die strukturierte Abfrage vom Einhalten von Vorgaben oder von gewissen Zielerreichungen, das andere ist dann wirklich ein Review, was kann ich besser machen, was kann ich wie so ein Retro das ausgestalten, was kann ich daraus lernen.

Alexander Stoffers

Und um das vielleicht noch zu ergänzen, natürlich habe ich ein Riesenproblem, wenn ich da als Auditor reinkomme und der große Zampano bin und das Gefühl den Auditierten gebe, dass die ganz kleinen Mäuschen sind und da kommt der große Chef dort rein. Das hat sich mittlerweile auf jeden Fall verändert oder ich würde nicht sagen, dass das früher so war. Aber wenn solche Situationen vorliegen, habe ich, kann ich es natürlich vergessen. Und das ist immer noch, es ist ja mal auch eine gute Prüf -Situation, auch ein guter Lehrer, ein guter Hochschullehrer kann eine gewisse Stränge haben, aber wenn der hochnäsig ist und wenn das halt nicht irgendwie total abgehoben ist, dann werde ich das halt auch nicht akzeptieren. Also das ist damit nicht gemeint, jetzt sagt das muss jetzt irgendwie ein hartes Audit sein und jemand muss da komplett über allem schweben, sonst muss es auf Augenhöhe sein, aber es muss trotzdem aus meiner Sicht eine Prüf -Situation bleiben.

Carsten Behrens

Ja, jetzt ist ja so, dass du auf viele Sachen nochmal einen anderen Blick hast als die Auditoren, die es täglich tun, weil du häufig von außen drauf, auf die Methodik drauf schaust, auf die Unternehmen drauf schaust. Würdest du sagen, dass einige Auditoren so einen blinden Fleck haben, wo sie sozusagen eine Schwäche ihres Audit -Systems nicht sehen? Gibt es so blinde Flecken sozusagen aus deiner Perspektive? Da zeige ich oft so einen Ansatz und dann geht bei denen so ein Leuchten in den Augen auf und sie sagt, daran habe ich gar nicht gedacht. Gibt es so blinde Flecken?

Alexander Stoffers

Also es gibt sicherlich blinde Flecken durch die Art und Weise, wie man arbeitet und dass sie es immer so gemacht haben. Das heißt, wenn ich noch keine digitalen Audit -Management -Systeme gesehen habe, dann kann ich mir manche Dinge einfach nicht vorstellen. Vielleicht habe ich immer ein Bericht geschrieben und habe einen Prosatext verfassen, das war immer so, hat auch immer gut funktioniert und dann kann ich mir nicht so gut vorstellen, dass es möglich ist, aus dem Audit heraus die Ergebnisse so gut vorbereitet in die Berichtsphase reinzunehmen, dass ich eigentlich nur aufs Knöpfchen drücke und trotzdem die gleichen Informationen transportiere. Es sieht dann anders aus, ich muss mich umgewöhnen, aber dass so was möglich ist, das merkt man auf jeden Fall, dass das erstmal so eine Abwehrhaltung ist. Kann ich einen Bericht machen, der einfach nur aus den Feststellungen besteht, wo ich gar kein Prosatext mehr habe?

Das sind so Dinge. Oder einfach fehlendes technisches Verständnis, Thema KI, dass man tatsächlich mithilfe von KI Mehrwert im Audit erheben kann. Dafür muss ich erstmal diese Technologie verstehen und kennen und das sind aus meiner Sicht häufig die Situationen, wo wir stehen. Das einfach gesagt wird, Moment, das ist super interessant, aber ob mir das wirklich im Alltag helfen kann, das kann ich mir nicht so vorstellen. Und da muss man dann daran arbeiten, über Workshops, über Webinare, die wir häufig gemacht haben, einfach den Leuten so ein bisschen die Sorge davon zu nehmen und auch die Anwendungsfälle zu zeigen.

Und dann irgendwann das AHA -Erlebnis zu haben, so krass, das ist möglich, hätte ich nicht gedacht. Und dann merkt man schon, ja, dass es ganz gut funktioniert. Aber im Deutschsprachigen Raum ist natürlich die technologische Skepsis dann doch was höher als zum Beispiel bei Amerikanern oder aber anders, wo sofort gesagt wird, wir probieren das aus und bei uns ist sofort, ja, geht das dann Datenschutz, ist das datenschutzkonform, können wir solche Sachen überhaupt ausprobieren.

Carsten Behrens

Ist das eine deiner größten Hürden im Dialog: Datenschutz?

Alexander Stoffers

Kommt jetzt darauf an, in welcher Phase du das meinst. Also meinst du jetzt die Vertriebsphase oder also die Überzeugung Auditmanagement System zu nutzen oder wie, wo?

Carsten Behrens

Schlüsse es gerne auf, wie ist es in der Vertriebsphase, wie ist es dann in der Anwendungsphase, in der Akzeptanz, in der Verbreitung im Unternehmen?

Alexander Stoffers

Also in der Vertriebsphase sehe ich häufig das Problem, es ist eher ein allgemeineres Thema, dass die Auditoren meistens nicht das große Budget haben und dass man erst mal überhaupt aufzeigen muss, wie groß der Effizienz Gewinn ist, ein solches System zu nutzen und dass das nachher viel, viel einfacher als viel mehr Möglichkeiten bietet als Excel und Co. Das ist auf jeden Fall ein großes Thema. Wir sind da leider nicht in der, sag ich mal, im Kernprozess, wo verkauft wird, wo jemand auf der Sales -Seite viel, viel einfacher Budgets frei machen kann. Das ist auf jeden Fall so unser Hauptthema. Ansonsten sind die Auditoren eigentlich, wenn wir das vorstellen, schon sehr begeistert sehen die Vorteile.

In der Anwendungsphase sehen wir eigentlich, nachdem es dann im Unternehmen drin ist, sehen wir, dass es fast immer ein Land and Expand gibt. Also das heißt, dass die weiteren Unternehmensteile, dass es da gar keine Argumentationsprobleme mehr gibt und es wird in der Anwendung werden die Vorteile gesehen und das zeigt dann, dass wir weiter wachsen, dass wir dann bei den Unternehmen von Lieferanten Audits zu intern Audits zu Informationssicherheitsmanagement System Audits weiter wachsen. Also da haben wir eigentlich keine großen Argumentationsprobleme mehr.

Carsten Behrens

Das heißt, das Thema Datenschutz ist, wenn dann in der Vertriebsphase, nachher eigentlich nicht mehr, aber es ist schon in der Vertriebsphase ein einer der größeren Argumenten und das andere ist eben die Wirtschaftlichkeit vorzurechnen. Warum lohnt sich das Ganze? Warum lohnt es sich dafür Geld in die Hand zu nehmen?

Alexander Stoffers

Genau.

Carsten Behrens

Ist das überschlägig irgendwie sichtbar, was das bringt?

Alexander Stoffers

Ja, also tun wir auf jeden Fall, also wir versuchen da ROI Berechnung zu machen und wir haben auch ja jetzt den Proof von vielen Kunden, dass wir da auch auf Erfahrungswerte zurückgreifen können. Man kann einfach sehr schnell zeigen, dass man viel Zeit einsparen kann. Wir hatten jetzt einen Kunden, der hat drei Audits gemacht, also die machen insgesamt, haben die glaube ich 500 Audits im Jahr, die die mit der Audit Cloud jetzt machen werden und nach drei Audits hatten gesagt, ich spare pro Audit acht Stunden ein und wenn man dann einen Konzerntagesatz von Verrechnungssatz von 500, 600 Euro pro Mitarbeiter dagegen legt, dann kann man sehr, sehr schnell ein sehr schönes ROI rechnen, was weniger als ein halbes Jahr dann mit dem Fall ist.

Carsten Behrens

Das ist aber jetzt der ROI auf den Auditprozess und nicht auf was das Audit bringt, das ist nochmal separat.

Alexander Stoffers

Ja, also nachher kann man natürlich dann noch weitergehen qualitativ sich das Ganze anschauen. Also was sind die Vorteile, was, was bringt es mir nachher, wenn Maßnahmen tatsächlich tiefergehend, also wirklich sinnvoll umgesetzt werden, wenn ich nicht oberflächlich bleibe, so der Standard kennt ihr, kennt jeder, wenn ich nicht weiß, was wirklich die Ursache ist, Mitarbeiter -Schulen. Da kann ich alles mit erschlagen, es ist immer so, ja Mitarbeiter war irgendwie nicht, nicht geschult und dann gehe ich hin, Maßnahme, Mitarbeiter -Schulen, zack durch, aber ob das wirklich die Grundursache ist, wag ich mal zu bezweifeln bei vielen Fällen und diese, also dieses qualitative, dieser qualitative Vorteil ist extrem schwer in Geld zu fassen und das ist auch etwas, wo wir gesagt haben, wir versuchen uns erstmal auf die Quantitativ sehr einfach erfassbaren und klar belegbaren Zahlen zu fokussieren, weil der Rest ist Glaube. Also das ist dann, da sagt der eine, sagt ja, ich glaube, dass das passiert und die nächste nicht und dann hast du da sofort ein Problem, wenn du mit der Argumentation kommst, dass du nicht reinkommst ins Unternehmen.

Carsten Behrens

Würdest du sagen, dass das Thema Wirtschaftlichkeitsberechnung oder Aufzeigen von wirtschaftlichen Potenzialen etwas ist, was im Auditumfeld deutlich stärker ausgeprägt sein sollte, dass darüber deutlich stärker argumentiert wird und sozusagen die Auditoren auch stärker darin geübt sind, zu sagen, was der wirtschaftliche Nutzen ihrer Tätigkeit ist? Das kann ich mir sehr gut vorstellen tatsächlich.

Alexander Stoffers

Ja, also ich glaube, dass das hilft, dass das auf jeden Fall intern auch helfen kann, um ein besseres Standing im Unternehmen zu haben, weil da muss man auch ganz klar sagen, die Auditoren im Unternehmen und auch wenn man es jetzt auf Qualität zum Beispiel reduziert, haben jetzt nicht das allerbeste Standing im Unternehmen und ich glaube, dass das hilft, das aufzuzeigen und klar zu zeigen, was bringt das? Und da kommt dann wieder auch ein systematischer Unterstützung ins Spiel, zum Beispiel haben wir ein Management Summary, wo wir zu jeder Zeit den Management aufzeigen können, wie steht es um das System? Also wie gut ist das Auditmanagement, wie healthy ist das, wie gut lebt das gerade? Und man kann darüber super schnell sehen, habe ich ein systematisches Thema, also habe ich ein Disziplinthema, weil Maßnahmen nicht abgearbeitet werden, ist das ein Ressourcenthema vielleicht, muss ich mehr Ressourcen allokieren, und so weiter und so fort und das bringt es dieses Thema viel, viel mehr in die Management Perspektive dann rein und das hilft aus meiner Sicht, das hilft einfach auch, das Berufsumfeld für den Auditor attraktiver zu machen und zu zeigen, also sich selbst zu zeigen, besser wahrgenommen zu werden und halt nicht einmal im Jahr nur irgendwie ein Management Summary mal hochzuschieben, sondern immer wieder sichtbar zu sein.

Carsten Behrens

Würdest du sagen, dass das Thema Auditmanagement ein stark unterbewertetes Thema ist, also was im Prinzip sich selbst deutlich unter Wert verkauft im Feld, im Markt, dass noch viel mehr Potenzial eigentlich ist?

Alexander Stoffers

Ja, da muss ich jetzt mit ja beantworten. Also ich glaube tatsächlich, dass das so ist, dass man einfach viel, viel mehr aus den Daten machen kann. Also das ist es eigentlich, es werden so viele Audits gemacht in den Unternehmen und es wird so viel, es werden so viele Excel -Datengräber erzeugt und das ist einfach völlig verrückt. Wenn man sich das mal überlegt, also wenn man jetzt mal davon ausgeht, dass Audit ist vernünftig durchgeführt worden, wo ich bei großen Konzernen eigentlich immer von ausgehen kann, die haben da methodisch, sind die stark, das kriegen die alles gut hin. Dann habe ich nachher Ergebnisse, ich habe Maßnahmen, die umgesetzt worden sind und ich weiß nachher, ob das wirksam war oder nicht, wenn der Prozess funktioniert und diese Daten sind irgendwelchen Excel -Datengräber und die Daten, die werden nicht transportiert vom einen Standort zum nächsten Standort und das ist ein riesen Thema. Wenn ich international unterwegs bin, dann habe ich ein Problem in Deutschland, was vielleicht vor drei Monaten in Tschechien schon gelöst worden ist und ich weiß davon nichts und das ist ein Verlust ohne Ende. Also das ist ja, wenn ich jetzt etwas Größeres mache, wenn ich vielleicht irgendwie eine Maschine ersetzen muss, ein Produktionsprozess verändert, dann habe ich ja, da habe ich ja tausend von Euros vielleicht sogar viel mehr reingesteckt und wenn ich da einen Werk nicht von mitbekomme, dann verliere ich nachher. Dann habe ich eine Verschwendung von 10 .000 von Euros und das ist was, was wir versuchen heute auch über die Audit Cloud, über KI Ansätze zu verbessern, systemseitig zu verbessern, also dass diese Informationen fließen können, dass ich Maßnahmenvorschläge zum Beispiel bekomme aus dem System heraus, wo ich einfach nichts machen muss, außer die Daten dazu haben und da sehen wir auch eine große Resonanz auf jeden Fall jetzt im Markt bei den Konzernen. Die sagen ja, das ist auf jeden Fall ein Thema, was wirklich bei uns helfen würde, weil nur Qualitätszirkel so viel kannst du gar nicht machen, wo du deine gesamte Konzern, deine globale Q-mannschaft irgendwie einfliegst, das funktioniert nicht und das kann nur systemseitig unterstützt sein.

Carsten Behrens

Ja, das heißt die Summe der durchgeführten Audits und die Maßnahmen, die dahinter erfolgreich oder nicht erfolgreich waren, sind eigentlich ein ultra wertvoller Wissensschatz und das ist jetzt durch die modernen Technologien einfach viel besser heb bar, was man dahinter einen Potenzial hat und da macht ihr ja auch viel mit KI, wir halten hin und wieder um auch einen Vortrag zusammen und teilen uns das ein bisschen auf. Ich komme so ein bisschen aus der Management System Gestaltung Seite, du dann wieder in der Prüfung dessen sozusagen. Was sind so die Ansätze, die ihr da fahrt? In welche Richtungen setzt ihr KI ein?

Alexander Stoffers

Also vielleicht nochmal so ein ganz kurzer Exkurs zurück zur Gründung. Wir sind ja 2019 gestartet und ich habe 2018, bevor wir gestartet sind, habe ich auf so Startup Pitch Veranstaltung mich hingestellt und gesagt, meine Vision ist es, mithilfe von KI Audit Daten unternehmerisch nutzbar zu machen. Und ja, kann man jetzt nicht wissen von außen, wir haben es nicht geschafft dort Investoren zu finden, vielleicht lag es daran, dass ich zu schlecht auf diesen Pitch Veranstaltung das vorgetragen habe, aber ich glaube, dass auf jeden Fall zum großen Teil auch daran lag, dass der Markt zu dem Zeitpunkt das Potenzial, was KI in der Anwendung hatte, auf der Management Systemebene noch nicht gesehen hat. Und das heißt, wir beschäftigen uns an sich schon seit der Unternehmensgründung damit und wir haben, bevor der große ChatGPT OpenAI Hype gekommen ist, haben wir schon mit der RWTH zusammen, hier in Aachen mit der Hochschule, haben wir zusammen ein Modul entwickelt, was wir intern in der Audit Cloud nutzen, wo Daten zum Beispiel nicht über ein Teich geschoben werden, sondern wo sie intern verarbeitet werden mit ganz, ganz ähnlichen Prinzipien, die auch bei ChatGPT und Co, also in den großen GPT Modellen verwendet werden. Und da war unsere Idee tatsächlich, diese Zusammenführung von Maßnahmen, also dass ich die Möglichkeit habe, Informationen zu verschränken über Ähnlichkeiten auf Feststellungsebene. Und da kommt nämlich genau der Punkt, die Technologie ist mittlerweile da.

Wir haben ja schon eine sehr lange Historie auf der Management -Systemseite zusammen. Wir haben uns damals ja auch gefragt, wie kann man das Thema Tagging Taxonomien und Co. Wie kann man das nutzbar machen? Und das Problem dabei ist, dass man sehr, sehr viel Arbeit reinstecken muss, um zum Beispiel Ähnlichkeiten über Taxonomien und Tagging zu verorten und dann vergleichbar zu machen. Und das Schöne ist, dass mittlerweile das halt ein GPT Modell oder halt in dem Fall ein S -Bird bei uns übernimmt, um Ähnlichkeiten sementischer Art aus dem Text zu extrahieren. Das heißt, macht das System für mich und ich muss da nicht jemanden hinstellen, der nachher irgendwie die Information tagt und das ist ein Fehler Code A, das ist ein Fehler Code B und dann habe ich dann irgendwann eine Verschränkung.

Das heißt, das ist etwas, was technologisch einfach da ist. Und wieder zurückzukommen, ist der Use Case, den ersten, den wir umgesetzt haben. Das ist die Ähnlichkeitsanalyse von Feststellungen und auf der Basis haben wir dann umgesetzt die Vorschläge, also Vorschläge ähnlicher Maßnahmen, wo ich aus Vergangenheitsdaten einfach zu meinem aktuellen Audit Maßnahmenvorschläge mir anzeigen lassen kann. Und da kommt ganz häufig die Kritik, ja Moment, aber ich kann doch jetzt nicht eine Maßnahme, die in Tschechien gemacht worden ist, die kann ich doch jetzt nicht in der Schweiz verwenden, das passt doch nicht. Darum geht es auch überhaupt nicht, sondern es geht darum, dass man das Wissen fließen lassen kann, dass sich denjenigen, der es gemacht hat, anrufen kann, dass ich mir das anschauen kann, dass ich mir den Kontext angucken kann.

Das war das erste, was wir gemacht haben und dann haben wir uns natürlich auch mit OpenAI und Co. beschäftigt, weil das der Nachteil an unserem eigenen Modul ist, dass ich viele Daten brauche erst mal, damit das überhaupt gut funktioniert. Und der Vorteil, wenn ich jetzt ein offenes Modell aus von OpenAI, oder etwas anderem einsetze, dass ich sofort auf das Wissen dann zugreifen kann dieses Modells. Das heißt, jetzt haben wir ein paar Anwendungsfälle, das erzeugen eine Agenda, das analysieren von einem Bild, was ich in der Begehung mache, das erzeugen von einem Fazit, einem Prosa -Text. Das sind so drei Beispiele, die wir auf Basis von externen GPT -Modellen wie OpenAI sehr anbieten, dann umgesetzt haben.

Carsten Behrens

Ja, klasse. Jetzt ist das Thema Audit Management sehr in vielen Unternehmen wirklich ein bisschen stiefmütterlich behandelt. Das mit Exel Listen, wie gerade schon angedeutet, nicht selten auch im Prinzip vordefinierte Checklisten, die abgefragt werden, es wird stark ritualisiert und so weiter. Es ist also in vielen Unternehmen, glaube ich, sehr viel Potenzial, Audit Management besser zu machen. Und das eine ist natürlich, dass man sich so ein Podcast wie heute anhören kann, aber was würdest du an anderen Quellen empfehlen oder wo sollte man sozusagen seine Augen und Ohren offen halten, wenn man sich in dem Themenfeld weiterentwickeln möchte, wenn man sozusagen die aktuellen technologischen, methodischen Stand sozusagen mitschneiden möchte? Wo würdest du den Leuten empfehlen, sich zu informieren, zu suchen und am Stand zu bleiben?

Alexander Stoffers

Ja, gut. Erst mal natürlich DGQ. Gibt es sehr coole Veranstaltungen, sehr viele Veranstaltungen in alle Richtungen. Also darüber werden Veranstaltungen Richtung KI im Audit angeboten. Methodisch kann ich mich weiterbilden. In den Fachkreisen kann ich mich dort beschäftigen mit dem Thema. Das heißt, das wäre so mein allererster Punkt, wo ich sagen würde, dass es eigentlich, da sind immer super Inhalte. Ansonsten gibt es immer mehr Leute, die sich auf LinkedIn auch positionieren, auch gute Inhalte. Dort bringt jetzt keine einzelnen Personen dort nennen wollen, aber dort gibt es mittlerweile eine Hülle und Fülle gerade auch, was die Anwendung von KI im Audit angeht. Da ist aber meine Empfehlung, nicht nur auf sozusagen die Anwendungsfälle zu schauen oder das Recycling von Open AI Chat GPT Prompt, sondern dass man da einfach auch guckt, wer beschäftigt, sich ein bisschen tiefer und ein bisschen länger schon mit dem Thema.

Weil ich glaube persönlich, dass zwar nach es extrem wichtig ist, dass sich jeder mit einem GPT Modell auskennt, dass man aber, wenn man wirklich tiefes Interesse hat, versucht weiterzugehen. Also dass man sich da Veranstaltungen raussucht, wo es darum geht, vielleicht auch mal zu verstehen, wie kann ich ein eigenes Modell trainieren. Also wie ist es möglich, wie ist es aufgebaut? Weil wenn ich weiß, wie das geht, dann kann ich viele Anwendungsfälle besser einordnen, kann manche Dinge auch sofort aussortieren, wo ich sage, das macht überhaupt gar keinen Sinn. Das heißt also, da würde ich jetzt keine konkrete Empfehlung neben der DGQ aussprechen, ja, aber es gibt mittlerweile eine Hülle und Fülle an Informationen, die ich gerade über LinkedIn auch finde zu dem Thema.

Carsten Behrens

Ja, super. Ganz herzlich Dank für den kleinen Austausch, dass wir uns ein bisschen kreuz und kliere durch das Thema Audit bewegen durften und was du so wahrnimmst im Markt, wo der Schuh drückt und was für Potenziale da sind. Ganz herzlichen Dank dafür. Danke.

Alexander Stoffers

Ja, cool, vielen Dank, dass ich hier sein konnte und bis demnächst.

Carsten Behrens

Ja, ich hoffe, es waren wieder wertvolle Anregungen für euch dabei und natürlich freuen wir uns, wenn ihr unseren Kanal abonniert, uns auf Spotify oder YouTube oder auf anderen gängigen Kanälen auch weiterfolgt. Gerne auch kommentiert und wir freuen uns auch auf die nächste Carstens Corner Folge, die dann mit Professor Robert Schmitt sein wird hier von der WZL, der RWTH  Aachen und auch Präsident der DGQ und da werden wir uns auch dem Themenfeld Qualitätsmanagement und ein Blick in die Zukunft widmen.