1. Definiere deine Anforderungen und Ziele an das neue Tool.

Bevor du nach einer QM-Software suchst, solltest du deine spezifischen Anforderungen und Ziele klar definieren. Denn dein Unternehmen hat einzigartige Prozesse und Herausforderungen, die eine individuelle Lösung erfordern! Setze dich darum mit den relevanten Stakeholdern zusammen, um die wichtigsten Anforderungen zu ermitteln: Welche Aspekte und Merkmale sind für deinen Betrieb und deine Branche unverzichtbar, welche sind weniger wichtig?

Zu den gängigen Anforderungen zählen nachhaltig gelebte Prozessdokumentationen, die durch logische Navigation und geringe Einstiegshürden gekennzeichnet sind, um Informationen leicht zu finden. Sie sollten adressatengerechte Inhalte bieten, damit die Information verstanden wird, und eine einfache Möglichkeit des Feedbacks beinhalten, um Verantwortlichkeit für die Dokumentation zu schaffen. Dies resultiert in hohen Zugriffszahlen der gesamten Organisation, aktueller Dokumentation, die eine wahrhaftige Hilfestellung im Arbeitsalltag bietet. So kann sichergestellt werden, dass Verbesserungen durch reale Wissensträger eingebracht werden.

Eine effizientere Administration ist ebenfalls wichtig, gekennzeichnet durch Werkzeuge wie eine einfache Dokumentenlenkung inklusive Versionierung und Historie, automatische Wiedervorlage, Normzuordnung, Rollenmanagement oder Glossar sowie KI-unterstützte Prozesserstellung. Die Einführungsbegleitung und zielorientierte Beratung, basierend auf Best-Practices und Erfahrungswerten, sowie integrierter Support sind ebenso essenzielle Anforderungen.

Definierst du deine Anforderungen klar, kannst du gezielt nach Lösungen suchen, die deinen Bedürfnissen am besten entsprechen.

2. Teste die Benutzerfreundlichkeit der QM-Software.

Die beste QM-Software nützt wenig, wenn du und dein Team sie nicht effektiv und intuitiv nutzen können. Bei der Auswahl solltest du daher auf eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine einfache Navigation achten. Die Software sollte für Mitarbeiter aller Ebenen leicht verständlich sein – von Führungskräften bis hin zu operativen Mitarbeitern.

Nutze beispielsweise Angebote, wie eine kostenlose Testversion oder eine Demo der Software, um die Benutzerfreundlichkeit zu testen. Frage auch deine Teammitglieder nach ihrem Feedback und berücksichtige ihre Meinungen bei deiner Entscheidung.

3. Suche nach einer skalierbaren und flexiblen Lösung.

Die meisten Unternehmen befinden sich in einem stetigen Wandel und Wachstum. Daher ist es wichtig, eine QM-Software zu wählen, die mit deinem Unternehmen mitwächst. Skalierbarkeit ist ein entscheidender Aspekt, der sicherstellt, dass ihr die Software auch bei zukünftigen Veränderungen und Erweiterungen effektiv nutzen könnt.

Darüber hinaus solltest du dir darüber Gedanken machen, ob eine "One-Size-Fits-All"-Lösung für dein Unternehmen infrage kommt oder ob sich eine flexible Software langfristig für euch auszahlt. Indem du beispielsweise Module beliebig hinzufügen und wieder entfernen oder Workflows anpassen kannst, lässt sich eine flexible Software leicht auf die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens abstimmen.

4. Berücksichtige die Integrationsmöglichkeiten deiner bestehenden Systemen.

Deine neue QM-Software sollte in der Lage sein, Brücken zu bestehenden Systemen (DMS, CRM, ERP, etc) zu bauen. Denn eine nahtlose Integration in deine vorhandenen Prozesse und IT-Infrastruktur reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Dateninkonsistenzen und sorgt für effizientere Abläufe.

Informiere dich daher vor dem Kauf über das Zusammenspiel der QM-Software und  den operativen Tools, die bereits im Einsatz sind und frage gegebenenfalls beim Anbieter nach Referenzen von Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen bereits erfolgreich durchgeführt haben.

5. Schaue dir den Kundensupport aber auch die inhaltliche Unterstützung des Anbieters an.

Bevor du dich für eine QM-Software entscheidest, solltest du auch den Kundensupport unter die Lupe nehmen. Denn selbst bei der Nutzung der benutzerfreundlichsten Software können Fragen oder Herausforderungen auftreten, die du lösen musst. Darüber hinaus hat du vielleicht Verbesserungsideen, die du im Austausch mit dem Anbieter validieren möchtest.

Stelle deshalb sicher, dass der Anbieter eine solide Kundenunterstützung bietet, sei es durch eine Support-Hotline oder E-Mail-Support. Überprüfe auch, ob es ein umfangreiches Help-Center oder andere Online-Ressourcen gibt, auf die du und dein Team bei Fragen zugreifen können.

Erkundige dich außerdem nach inhaltlicher Unterstützung des Anbieters während der Einführungsphase. Eine Software-Umstellung erfordert i.d.R. auch das Managen eines organisatorischen Changes. Hier kann ein Anbieter mit einem hohen Maß an Best-Practices und Kundenerfahrungen entscheidend sein.

Finde abschließend heraus, welche Webinare und anderen Schulungsmaterialien dir zur Verfügung stehen werden, damit dein Team die QM-Software auch langfristig effektiv nutzen und ihr volles Potenzial ausschöpfen kann.

6. Nimm dir Zeit, die perfekte QM-Software für dein Unternehmen zu finden.

Qualität, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern: Die Auswahl der richtigen QM-Software ist ein entscheidender Schritt für dein Unternehmen. Unsere Tipps unterstützen dich dabei, sowohl die passende QM-Software als auch den besten Anbieter für dein Unternehmen zu wählen  – und so das Beste aus deinem neuen Tool herauszuholen. Nimm dir in jedem Fall die Zeit, deine Entscheidung zu durchdenken und erneut zu hinterfragen, ob die zu Beginn des Entscheidungsprozesses gesetzte Zielsetzung auch wirklich zur ausgewählten Software passt. Diese Investition wird sich langfristig auszahlen und dir helfen, dein Qualitätsmanagement auf ein neues Niveau zu heben.

Die vollständige Checkliste

Um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Aspekte übersiehst, bieten wir dir unsere ausführliche Checkliste an. Sie enthält alle wichtigen Funktionen und Features, die du bei der Auswahl deiner QM-Software berücksichtigen solltest.

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