Was genau ist eigentlich ein Integriertes Managementsystem (IMS)? Als Managementberater stoße ich auf die unterschiedlichsten Antworten auf diese Frage. Hierbei macht insbesondere das Wort integriert einen subtilen, aber signifikanten Unterschied. Denn wenn sich die Integration lediglich auf das verwendete IT-System bezieht und nicht auf die darin enthaltenen Inhalte, kann man noch lange nicht von einem richtigen IMS sprechen.
Erst wenn die Inhalte miteinander in Einklang und vor allem mit dem Unternehmensalltag und seinen Prozessen verzahnt sind, ist ein Managementsystem wahrhaft integriert. Doch haben Unternehmen, die ihr Managementsystem anders gestaltet haben, das Ziel verfehlt? Nein. Denn es gibt verschiedene Ausbaustufen von Managementsystemen, die aufeinander aufbauen:
Der Name lässt es bereits vermuten: Isolierte Managementsysteme sind nicht integriert. Ganz im Gegenteil! Dokumentieren und pflegen verschiedene Fachdisziplinen wie Arbeitsschutz, Qualitätsmanagement und so weiter ihre Anforderungen unabhängig voneinander an unterschiedlichen Orten, liegen mehrere isolierte Managementsysteme vor. Dies führt zu einer in vielen Teilen redundanten Dokumentation mit einer unübersichtlichen Struktur, die gezielte Änderungen sehr kompliziert macht. Bei mehreren isolierten Managementsystemen besteht zudem stets die Gefahr, dass Nutzer nicht alle Anforderungen, die sie betreffen, finden und berücksichtigen können. Damit sind solche Systeme quasi per Definition nur schwer in den Arbeitsalltag zu integrieren und wenig wirksam.
Der Grund, warum isolierte Managementsysteme trotz aller Nachteile existieren: Für die jeweiligen Fachdisziplinen im Unternehmen ist es der einfachste und schnellste Weg. Da die einzelnen Dokumentationen allerdings nicht sinnvoll aufeinander abgestimmt sind, ist der Gesamtnutzen isolierter Managementsysteme für Unternehmen eher gering.
Bei einem kombinierten Managementsystem setzen die Fachdisziplinen ihre Anforderungen inhaltlich getrennt voneinander, allerdings in einem gemeinsamen System um. Die Integration besteht lediglich auf Systemebene, trotzdem wird hier häufig von einem Integrierten Managementsystem gesprochen – fälschlicherweise. Gegenüber isolierten Managementsystemen ist ein kombiniertes System aufgrund der besseren Durchsuchbarkeit und oft gleichen Freigabemechanismen jedoch deutlich leichter zu pflegen und zu überblicken. Die Nutzer des Systems können für sie relevante Anforderungen einfacher vollständig erfassen. Das erhöht auch die Wahrscheinlichkeit der Konformität im Alltag. Da die Inhalte im kombinierten Managementsystem jedoch nicht integriert sind, bleibt es anfällig für widersprüchliche Anforderungen an verschiedenen Stellen.
Beim Integrierten Managementsystem ist es nun endlich so weit: Die Anforderungen der verschiedenen Fachdisziplinen sind in einem gemeinsamen System und innerhalb der gleichen Inhalte dokumentiert, beispielsweise in einer Prozessbeschreibung. Diese Inhalte sind allerdings nicht die Informationsquellen, die die Mitarbeiter im Arbeitsalltag verwenden. Auf diese Weise existieren weiterhin zwei parallele Dokumentationswelten: die ineinander integrierten Anforderungen der Fachdisziplinen auf der einen Seite und die Informationsquellen der Mitarbeiter auf der anderen Seite. Was fehlt, ist die Verzahnung beider Welten in den Prozessbeschreibungen – jene Dokumente, die wirklich im Arbeitsalltag verwendet werden.
Wahrhaft integriert ist ein Managementsystem erst ab dem Moment, ab dem die Anforderungen der Fachdisziplinen in den gleichen Ablaufbeschreibungen und Prozessen dokumentiert sind, die auch die Mitarbeiter im Arbeitsalltag verwenden. Die Fachdisziplinen ergänzen ihre Anforderungen lediglich an den relevanten Stellen und sorgen somit dafür, dass diese ihren Weg in die Unternehmenspraxis finden. Der große Unterschied zu Stufe 2 ist, dass es keine Parallelwelten mehr gibt: Alle greifen auf einen gemeinsamen Dokumentenstamm zurück – sowohl im Arbeitsalltag als auch bei der Umsetzung der Anforderung der jeweiligen Fachdisziplinen.
Klar ist der anfängliche Aufwand für die Fachdisziplinen bei einem wahrhaft Integrierten Managementsystem höher. Jedoch stiftet ein Managementsystem der Stufe 3 langfristig deutlich mehr Nutzen als Systeme der Stufen 0 bis 2. Schließlich werden Redundanzen und Widersprüche eliminiert, Suchzeiten reduziert und zeitgleich ist die Anwendung für den Mitarbeiter sehr einfach. Es entstehen gemeinsame Spielregeln der Organisation, in denen alle Perspektiven sämtlicher Fachdisziplinen berücksichtigt sind.
Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen nun, die kein wahrhaft Integriertes Managementsystem haben?
Diese Herausforderungen machen die Vorteile eines wahrhaftigen IMS noch deutlicher: Ein umfassend integrierter Ansatz bündelt sämtliche Fachdisziplinen und das eröffnet enorme Potenziale! Doch wie lassen sich diese Potenziale in der Praxis umsetzen?
Grundlage für ein wahrhaft Integriertes Managementsystem ist die Prozessorientierung, denn nur mit gemeinsamen Prozessen können sich alle Parteien im Unternehmen auf dieselben Inhalte beziehen, ein gemeinsames Verständnis entwickeln und einen umfassenden Blick auf die Abläufe sowie deren Wechselwirkungen werfen. Auf diese Weise sind Anforderungen genau dort transparent ersichtlich, wo sie wirken sollen: in den Prozessen.
Die prozessorientierte Integration verbessert die Entscheidungsfindung bei Prozessänderungen, da alle Auswirkungen klar erkennbar sind und priorisiert werden können. Sie reduziert Doppelarbeit sowie Rückfragezeiten und spart dadurch Kosten ein. Gleichzeitig gewährleistet sie Widerspruchsfreiheit, die für echte Prozesskonformität entscheidend ist. Darüber hinaus stärkt sie die Einbindung des Managementsystems in den Alltag, da es für das Individuum nun einen Mehrwert bietet: alle relevanten Informationen an einem Ort. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter das Managementsystem akzeptieren und aktiv nutzen, deutlich. Und das steigert wiederum den Nutzen für das gesamte Unternehmen erheblich.
Ein wahrhaft Integriertes Managementsystem ist ein wirkungsvolles Werkzeug für Qualitäts- und Prozessmanager, mit dem ihr eure Arbeit deutlich vereinfacht und gleichzeitig eine ideale Grundlage für Prozessverbesserungen schafft – ein Muss für jedes moderne mittelständische Unternehmen.
Um herauszufinden, in welcher Stufe sich euer Managementsystem aktuell befindet, beantwortet einfach folgende Fragen:
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