Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, führt kaum noch ein Weg an der Digitalisierung der wertschöpfenden Kernprozesse vorbei – das haben die meisten Unternehmen längst erkannt. Doch auch in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen abseits der Wertschöpfungskette liegt ein riesiges Potenzial! Mindestens 5 gute Gründe sprechen dafür, dass du all deine Prozesse digitalisieren solltest:
Spätestens seit der Corona-Pandemie hat Business Continuity Management – kurz BCM – stark an Relevanz gewonnen. Digitalisierte Geschäftsprozesse unterstützen Unternehmen im Krisenfall maßgeblich dabei, handlungsfähig zu bleiben: Das gesamte Team kann standortunabhängig und ohne Medienbrüche auf alle relevanten Informationen zugreifen.
Da sämtliche Prozesse und Informationen in einem zentralen Tool vereint sind, ist es viel einfacher, diese durchzuführen oder zu bearbeiten. Alle Inhalte findest du über die Stichwortsuche in kürzester Zeit und filterst diese nach beliebigen Kriterien.
Managementanforderungen, wie die strukturierte Nachverfolgbarkeit oder die anforderungsgerechte Archivierung von Daten, werden automatisiert umgesetzt.
Über den hinterlegten Workflow sind alle Verantwortlichkeiten klar definiert: Der Workflow lenkt die zuständigen Mitarbeiter zielgerichtet durch jeden einzelnen Prozessschritt. Die verantwortlichen Personen werden automatisch benachrichtigt – das stellt den Informationsfluss sicher.
Sämtliche Daten werden automatisch erfasst. So kannst du beispielsweise die Nutzungshäufigkeiten deiner Prozesse oder die Wartezeiten von Freigabestufen messen und somit Stolpersteine und Optimierungspotenziale identifizieren.
Die flächendeckende Prozessdigitalisierung birgt also einen echten Erfolgsfaktor für dein Unternehmen – soweit die Theorie. In der Praxis stellt sich nun aber noch die Frage: Wo und wie fange ich am besten an zu digitalisieren? Die Entscheidungsgrundlage liefert dir der sogenannte „Digitalisierungs-Quick-Check“: ein mehrstufiges Modell, das die RWTH Aachen und die Modell Aachen GmbH in einem gemeinsamen Forschungsprojekt entwickelt und erprobt haben. Das Projekt ProMiDigit (01IS20035) wird im Förderprogramm IKT vom BMBF gefördert.
Der Digitalisierungs-Quick-Check ist ein wichtiges Puzzleteil deiner Digitalisierungsstrategie. Er hilft dir dabei, die nächsten Schritte auf dem Weg zu schnelleren, günstigeren und qualitativ hochwertigeren Arbeitsabläufen zu identifizieren. So erarbeitest du mit dem Quick-Check selbstständig die Basis für die digitale Transformation deiner Geschäftsprozesse.
Schritt 1: Identifiziere und sammle sämtliche Prozesse.
Wenn in deinem Unternehmen bereits ein dokumentiertes Managementsystem existiert, hast du schon einen guten Überblick über deine Geschäftsprozesse. Ansonsten identifizierst du diese am besten, indem du
Die Identifikation der Prozesse ist mit diesem ersten Schritt jedoch keineswegs abgeschlossen. Ganz im Gegenteil: Je intensiver du dich mit der Digitalisierung beschäftigst, desto mehr digitalisierbare Prozesse identifizierst du im Arbeitsalltag.
Schritt 2: Bewerte den Digitalisierungsgrad deiner Prozesse.
Der Digitalisierungsgrad reicht von komplett analogen Prozessen auf Papier-Basis bis hin zu Arbeitsabläufen, die bereits digital verfügbar sind oder sogar vollständig über einen digitalen Workflow gesteuert werden. Die Bewertung ist ein erster Indikator dafür, in welchen Prozessen noch Digitalisierungspotenzial steckt.
Schritt 3: Stelle Kosten und Nutzen der Prozessdigitalisierung gegenüber.
Den Nutzen solltest du sowohl nach qualitativen als auch nach quantitativen Kriterien bewerten. Wichtige Metriken sind beispielsweise, wie häufig ein Prozess durchgeführt wird, wie hoch das zeitliche sowie finanzielle Einsparpotenzial und wie groß der organisatorische Leidensdruck im Zusammenhang mit einem bestimmten Prozess ist. Bei den Kosten berücksichtigst du einerseits den finanziellen Aufwand für die Digitalisierung selbst, aber auch die Kosten für anschließende Schulungen und Co.
Schritt 4: Priorisiere deine Prozesse.
Mithilfe der Gegenüberstellung von Nutzen und Kosten lässt sich deine Prozesse nun ganz einfach für die Digitalisierung priorisieren.
Schritt 5: Digitalisiere deine Prozesse.
Jetzt kann die Prozessdigitalisierung losgehen! Achte darauf, nicht zu viele Prozesse gleichzeitig anzugehen, damit du immer zu einem qualitativ hochwertigen Ergebnis gelangst. Den Digitalisierungs-Quick-Check solltest du dabei fortlaufend aktualisieren, sodass er den Fortschritt der Prozessdigitalisierung in deinem Unternehmen aufzeigt.
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Seit 2009 steht die Modell Aachen GmbH für Interaktive Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie. Mit Software und Managementberatung begleiten wir unsere Kunden auf dem Weg zu prozessorientierter Unternehmensführung sowie leichtgewichtigem Wissensmanagement. Mit unserem Modell Aachen Insights Blog teilen wir unser Wissen rund um die Themen Interaktive Managementsysteme, Prozessmanagement und Qualitätsmanagement mit euch.
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