Die Falle der 1:1-Überführung  

Es ist ein nachvollziehbarer Reflex: Man möchte das Bewährte erhalten und gleichzeitig von den neuen technologischen Möglichkeiten profitieren. Dieser Ansatz birgt das Risiko, alte Ineffizienzen und Unzulänglichkeiten einfach nur in ein neues Format zu übertragen.  Wenn die bestehende Dokumentation oder das aktuelle Prozessmanagement nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, warum sollte dann allein die Digitalisierung eine Verbesserung bringen?

Das alte System wurde oft in einer Zeit entwickelt, in der der Fokus vor allem auf Nachweisdokumentation und Zertifizierung lag. Aber ist das wirklich noch zeitgemäß?

Die Chance für Neubeginn und Optimierung  

Ein neues System eröffnet eine Gelegenheit, nicht nur den Schritt in die Digitalisierung zu machen, sondern auch den aktuellen Stand zu überdenken, zu optimieren und letztendlich effektiver zu gestalten. Dabei sollten immer folgende Fragen im Fokus stehen:

• Warum suchen wir eigentlich nach einem neuen System?
• Wie sieht der Zielzustand nach der Einführung aus? ‍
• Warum nutzen die Kollegen das aktuelle System nicht so, wie wir es uns wünschen?  

Indem man diese Fragen beantwortet, können die eigentlichen Bedürfnisse und Herausforderungen innerhalb einer Organisation identifiziert werden. Vielleicht liegt es an der Benutzerfreundlichkeit, möglicherweise ist eine zu große Lücke zwischen Realität und Dokumentation oder das Image "QM übernimmt das schon für mich" hat sich zu stark in den Köpfen festgesetzt.

Das Ziel: Ein System, das tatsächlich genutzt wird  

Sehr häufig höre ich in Gesprächen: „Wir möchten ein System, das lebt und von unseren Mitarbeitern genutzt wird.“ Die Vorteile und Einsparpotenziale, die aus diesem Ziel hervorgehen, sind meist klar, der Weg dahin eher nicht. Um ein lebendiges Managementsystem im gesamten Unternehmen zu etablieren, ist es daher umso wichtiger, die alten Inhalte nicht einfach in eine digitale Hülle zu stecken. Unser Ziel sollte es sein, ein System zu implementieren, das nicht nur eine digitale Kopie der Vergangenheit ist, sondern eine Lösung, die aktiv und gerne von allen Beteiligten genutzt wird. Dafür müssen wir die Nutzer in den Mittelpunkt stellen und verstehen, was sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv und effizient zu gestalten.

Schritte zu einem Umfeld, das die Nutzung des Managementsystems fördert:

• Sensibilisierung für die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters im Qualitätsmanagement.
• Aktive Einbindung der Mitarbeiter in die Gestaltung des neuen Systems, z. B. durch Feedbackrunden oder Ideenwettbewerbe.  
• Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter im Umgang mit dem System und den dahinter liegenden Prozessen und Bedeutungen.  
• Kontinuierliches Einholen von Feedback der Mitarbeiter und angemessene Reaktion auf Verbesserungsvorschläge.
• Schaffung einer Kultur, in der die Anwendung des Managementsystems als positiv und unterstützend empfunden wird.

Zusammenarbeit und Kommunikation als Schlüssel  

Ein Schlüsselfaktor für den Erfolg ist die enge Zusammenarbeit mit allen Beteiligten. Es ist wichtig, sich immer bewusst zu sein, dass es die täglichen Prozesse der Kollegen sind, mit denen gearbeitet wird. Die Mitarbeiter sind Experten für ihre eigenen Prozesse. Eine sorgfältige Dokumentation kommt letztlich allen zugute und schafft Mehrwert. Die Aufgabe liegt darin, diesen Mehrwert zu kommunizieren und die Kollegen auf diesem Weg zu unterstützen. Durch die Organisation von Workshops, die Durchführung von Umfragen und die Förderung der direkten Kommunikation kann ein tiefes Verständnis für die täglichen Herausforderungen der Teams entwickelt werden. Dieses Wissen ermöglicht es, ein System zu gestalten, das praktischen Nutzen im Arbeitsalltag bietet. Eine erhöhte Identifikation führt gleichzeitig zu einer intensiveren Interaktion mit den Inhalten.

Neues Qualitätsmanagementsystem? Chancen nutzen, nicht nur digital, sondern auch strukturell

Die Einführung eines neuen Qualitätsmanagementsystems bietet eine großartige Gelegenheit, über den Tellerrand hinauszuschauen und nicht nur digitale sondern auch strukturelle Verbesserungen vorzunehmen. Deshalb sollte man den Mut haben, alte Zöpfe abzuschneiden und nicht den Fehler machen, „alten Wein in neuen Schläuchen“ zu servieren. Stattdessen gilt es die Chance zu nutzen, um Prozesse und Dokumentationen so zu gestalten, dass sie den aktuellen Anforderungen und Bedürfnissen gerecht werden und von allen Beteiligten als echte Bereicherung im Arbeitsalltag wahrgenommen werden.