Vollständiges Transkript

Hallo zusammen und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge unseres Formates "Qualitätskompass".  Ihr dürft euch wieder auf Tipps und Tricks rund um das Thema Interaktive Managementsysteme freuen.

Die mittlerweile bereits 10. Folge dreht sich um das Thema "Erfolgsfaktoren bei der Systemeinführung". Für alle, die erst jetzt einsteigen, verweise ich gerne auf unsere 1. Folge, welche die Begrifflichkeit "Interaktivität" im Kontext Managementsystem ausführlich erläutert und somit die Grundlage darstellt.

Aber genug damit, starten wir rein: Ich höre in meiner Arbeit mit Projektteams immer mal wieder die folgende Frage:

"Herr Kröppel, mal offen gesprochen: Was ist elementar für die Einführung eines Interaktiven Managementsystems bzw. auch andersherum: "Woran können eigentlich Einführungsprojekte scheitern?“

Und diesbezüglich habe ich die grundsätzlichen Erfolgsfaktoren hier im Hintergrund einmal aufgelistet.

Wie ihr erkennen könnt, wurden einzelne Erfolgsfaktoren schon thematisiert oder es wird,  wie z.B. zu „Projektteam zusammenstellen“, noch eine ausführliche Folge in naher Zukunft geben.

In dieser Folge möchte ich zum Kern des Formats zurückkehren und übergreifend ein paar Tipps mitgeben, die euch für eure Einführung im Gedächtnis bleiben!

Die Analyse der Ausgangssituation eurer Organisation vor dem Start der Einführung ist als erster Schritt hervorzuheben. Im Idealfall ist dies bereits vorab geschehen. Werdet euch dennoch erneut bewusst, von welcher Basis gestartet wird. Dazu gehört zum einen die Bewertung / das Einkategorisieren bestehender Dokumentation für eine möglichen Übernahme. Zum anderen aber auch die Einschätzung spezifischer Bedürfnisse als auch die Einstellungen verschiedener Personen und Abteilungen zum Projekt. Ist der angestrebte Mehrwert schon verstanden? Oder fehlt es gar an grundlegendem Problemverständnis? Wer kann zum Unterstützer werden? Wer wird ggf. zum Blocker? Eine gründliche Ist-Analyse der Stakeholder ermöglicht eine maßgeschneiderte Implementierung, die alle mitnimmt und den gewünschten Erfolg sicherstellt.

Kommen wir nun zu einer weiteren Beobachtung und damit zu Tipp Nr. 2. Eins ist klar: Der Change von Ausgangssituation zu Zielzustand passiert nicht einfach so, wenn man auf einmal eine neue Software präsentiert und einen Login bereitstellt. Kolleginnen und Kollegen sollten sauber abgeholt werden. Diese vor vollendete Tatsachen zu stellen, wird nicht zu einem langfristig akzeptierten System führen. Change braucht Zeit und kann erst starten, wenn grundlegende Information kommuniziert werden und der Einzelne sich Gedanken machen kann, was auf ihn zukommt. Jeder der Bescheid wissen möchte, sollte auch informiert werden! Erinnert euch dabei gerne an vergangene Softwareeinführungen, bei denen Ihr der Endanwender / der letztendliche Adressat gewesen seid. Was hättest du dir in der Kommunikation gewünscht? Vielleicht Rechtzeitigkeit? Transparenz? Verlässlichkeit? Nur so wird der Changeprozesserfolgreich unterstützt.

Bleiben wir doch bei dem Bild des Bootes auf See: Grundsätzlich ist für die Zielsetzung „Interaktives Managementsystem“ folgende Frage zu beantworten: “WANN sind Menschen überhaupt bei einem Projekt „mit an Board”?

Es erscheint so simple, aber so funktionieren wir als Menschen nun einmal: Gefühlter Nutzen größer als wahrgenommener Aufwand. Ich denke, dass kennen wir alle aus dem Privaten. Erst wenn uns etwas mehr nutzt, als es uns Aufwand kostet, sind wir überzeugt und mit dabei. Man kann dies beinahe als Gleichung sehen, dessen Ergebnis möglichst groß werden soll.

Bezogen aufs Managementsystem gilt in der Regel: Auf Aufwandsseite sollte vor allem die Software mitsamt der ausgelieferten Funktionalitäten, einer einfachen Bedienbarkeit und einer tollen Struktur unterstützen den wahrgenommenen Aufwand gering zu halten. Auf Nutzenseite sieht das oftmals anders aus: Hier geht es darum einen Nutzen zu stiften, der vom Menschen auch als wirklicher Nutzen anerkannt wird.

In der Regel wird im Arbeitsalltag eine Hilfestellung als nützlich eingestuft. Am Ende braucht es also vor allem eine saubere Nutzenargumentation, die klar und verständlich an den jeweiligen Adressaten kommuniziert wird.

Und das bringt mich auch schon zum dritten Tipp dieser Folge und dem Erfolgsfaktor “Projektteam”. Im Projektteam müssen Fähigkeit und Bewusstsein vorhanden sein, eine wasserdichte Nutzenargumentation zu erarbeiten und diese stets adressatengerecht zu verteilen. Es braucht also einen guten Kommunikator, der ggf. sogar von Experten aus den Bereichen Marketing oder der internen Kommunikation bei seinem Vorhaben unterstützt wird.

Und zum Schluss zu Tipp Nummer 4: “Die Mischung macht’s” – wie oft habt ihr diesen Satz schon gehört und dennoch bringe ich ihn wieder! Was meine ich in diesem konkreten Fall der Zusammenstellung des Projektteams? Das Kernprojektteam einer Managementsystemeinführung braucht zum einen Autorität und zum anderen Kapazität: Autorität, um richtungsweisende Entscheidungen zu treffen, diese durchzusetzen und das Projekt richtig zu positionieren. Kapazität, um diese Entscheidungen umzusetzen und als stetiger Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen zu fungieren. Welche Personen bringen meist ausreichend Autorität mit? Richtig: Führungskräfte oder Leitungsebene. Was haben Führungskräfte oftmals nicht? Wieder richtig: Kapazität für langwierige Umsetzungen oder viele Fragen zu Einzelheiten. Deswegen klingt ein Projektteam, hauptsächlich zusammengestellt aus Führungskräften auf dem Papier erstmal verlockend, ist es in der Realität allerdings nicht, da die Komponente der Kapazität einfach fehlt. Andersherum fehlt einem Team vornehmlich aus Werksstudenten oftmals das Gehör und die Durchsetzungskraft. Hier gilt es, dass ein Spagat zwischen diesen beiden Aspekten gelingt.

Und damit sind wir auch schon wieder am Ende dieser Folge. Als Lesetipp habe ich euch abschließend einen Artikel meines Kollegen Vincent Fischer mitgebracht, der sich ebenfalls mit der heute vorgestellten Thematik beschäftigt:

„7 Schritte auf dem Weg zum Interaktiven Managementsystem“

Wie immer in den Shownotes oder im Transkript verlinkt.

In diesem Sinne: Bis zum nächsten Mal!

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