Vollständiges Transkript

Hallo zusammen und herzlich Willkommen zu einer weiteren Folge unseres „Qualitätskompass“. Wir freuen uns, euch diesen Monat wieder mit Tipps rund um das Thema Interaktive Managementsysteme zu versorgen. In dieser Folge möchten wir mit euch über das Thema Changemanagement sprechen und euch aufzeigen wieso es bei der Einführung eines interaktiven Managementsystems so wichtig ist.

Häufig machen wir die Erfahrung, dass vielen im ersten Moment gar nicht bewusst ist, welche tiefgreifenden Veränderungen mit der Einführung eines Interaktiven Systems einhergehen. Über einige der Themen wie z. B. die Kultur des Miteinander haben wir bereits in einer unserer letzten Folgen gesprochen.

Bevor wir tiefgreifender in das Thema eingehen, möchte ich euch erläutern, was Changemanagement bedeutet. Wenn wir die beiden Begriffe aufdröseln, haben wir auf der einen Seite Change, also die Veränderung wie z. B. an etwas gearbeitet wird oder Strukturen, die verändert werden. Auf der anderen Seite Management, welches die geplante Steuerung dieser Veränderung darstellt. Changemanagement nimmt also an, dass man größere Veränderungen aktiv, gezielt und wirkungsvoll begleiten kann und sogar soll!

In einem Unternehmen kann solch eine Veränderung die Einführung eines Interaktiven Managementsystems sein. Hier könnt ihr euch die Frage stellen: Will ich diesen Change dem Zufall überlassen, oder dessen Erfolg aktiv managen und begleiten? Doch warum ist die Einführung eines Interaktiven Systems ein Change Projekt? Weil sich die Arbeitsweise verändern wird und zwar grundlegend!

Bei einem interaktiven System dokumentieren wir nicht mehr nur durch eine zentrale Stelle, sondern wir haben mehrere Wissensträger, welche dezentral und aktiv an den Prozessen mitgestalten.

Wir kreieren also gemeinsam einen Spickzettel für unseren Arbeitsalltag. Alle haben Zugriff und die Möglichkeit, die Prozesse bei Bedarf anzupassen. So bleiben sie immer aktuell, was im Alltag einen echten Mehrwert liefert! Und klar: Wenn das heute noch nicht der Fall ist bedeutet das eine Veränderung!

Natürlich ist die Veränderung kein Chaos, da die Freigabe durch automatische Workflows unterstützt wird. So können recht große Veränderungen wie zum Beispiel das alle gemeinsam an einer Prozessdokumentation arbeiten, sehr geregelt ablaufen. Wenn euch das aus Sicht einer Nutzerin interessiert, dann lest unseren neusten Blogartikel von meiner Kollegin Astrid, welche das Managementsystem aus Sicht einer Nutzerin beschreibt. Den Link hierzu findet ihr in den Shownotes.

Kommen wir zurück zu unserer Eingangsfrage: Wie begleite ich die Einführung eines Interaktiven Managementsystems und was hat Changemanagement damit zu tun?

Hierzu möchte ich euch gerne die Formel der Veränderung vorstellen, welche aufzeigt, wie Widerstand gegen eine Veränderung überwunden werden kann.

Eine Formel suggeriert, dass man Veränderung zu 100% planen und absichern kann. So einfach ist die Realität natürlich meist nicht. Trotzdem hilft die Formel sich zu überlegen, wie man eine gewünschte Veränderung wahrscheinlicher macht.

Auf der linken Seite sehen wir den Widerstand gegen eine Veränderung und wir alle kennen es – oft fällt es uns schwer, Dinge zu verändern. Dinge so zu tun, wie man sie gestern getan hat suggeriert oft Sicherheit.

Auf der rechten Seite der Formel sehen wir die Betroffenheit – wie groß ist der Leidensdruck der aktuellen Situation? Je höher die Betroffenheit, desto höher die Wahrscheinlichkeit auf Veränderung.

Diese wird multipliziert mit der Vision – wo soll es zukünftig hingehen, gibt es eine klare Vorstellung? Bestenfalls ist diese Vision auch schon erprobt und fühlt sich sicher an. Und zu guter Letzt, haben wir den "ersten Schritt" – denn durch kleine Erfolge, wird unsere Vision greifbarer und wir sind motiviert weiterzumachen. Der nächste Schritt bedeutet immer auch, dass ich handeln kann. Wenn einer dieser Faktoren nicht gegeben ist, also Null ist, ist die Wahrscheinlichkeit für Veränderung ebenfalls null.

Doch was hat all das mit der Einführung eines interaktiven Systems zu tun?

Schauen wir uns die Formal aus Sicht der Einführung eines Interaktiven Managementsystems an. Links sehen wir den Widerstand, den z. B. Mitarbeitende haben, wenn sie ihre Prozesse transparent dokumentieren sollen. Irgendwann kommen wir jedoch an den Punkt, dass der Leidensdruck so hoch ist, weil sie z. B. täglich Informationen suchen. Laut einer Studie von McKinsey verbringen wir täglich 1,8 Stunden damit Informationen zu suchen. Das sind 9,3 Stunden in der Woche! Ganz schön viel, findet ihr nicht?

Der zweite Teil der Formel beschreibt, wie eben bereits erwähnt die positive Vision. Es ist also wichtig allen im Unternehmen klar vor Augen zu führen,  "Warum" eine Veränderung wünschenswert ist. Einige Beispiele sind:

• Prozessveränderungen schneller wirksam bekommen
• Mitarbeitende entlasten
• Suchzeiten reduzieren
• Prozessschnittstellen verbessern

Und dann haben wir den ersten Schritt. „Was kann ich aktiv tun, um die Situation zu verbessern und welchen ersten Schritt muss ich dazu tätigen? Vielen von uns fällt es leichter an altbewährtem festzuhalten und Neues zu vermeiden. Doch um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten wir uns immer wieder neu orientieren und Veränderungen offen gegenüber sein.

Ein schönes Beispiel ist der Hochsprung:

Auf dem ersten Bild sehen wir den Schersprung und die Frontalhocke – durch diese Technik erreichten wir eine Höhe von 2,00 m. 60 Jahre später gingen wir über zum Rollsprung und Straddle, wodurch wir 35cm höher gekommen sind. Und heute erreichen wir mit dem Fosbury-Flop fast 2,50 m. All das wäre nicht möglich gewesen, wenn wir uns an der alten Sprungweise festgehalten hätten.

Welche bisherigen Change-Erfahrungen habt ihr gemacht? Und welche Veränderungswiderstände nehmt ihr rund um das Thema Qualität und Managementsysteme wahr? Und: Wie geht ihr damit um? Schreibt es uns gerne in die Kommentare.

Und damit sind wir auch schon am Ende dieser Folge. Wenn euch diese Folge gefallen hat, freuen wir uns über ein Abo oder eine positive Bewertung. Und falls ihr unsere Impulse während der Autofahrt hören möchtet – springt rüber zu Spotify. Dort findet ihr auch alle Folgen von Carsten's Corner. Wir freuen uns auf die nächsten Folgen, wie immer zum Start eines neuen Monats.