Vollständiges Transkript

Hallo zusammen und herzlich Willkommen zur dritten Folge unseres Video-Formats „Qualitätskompass“. Mein Name ist Ella und wie bereits von Fabian angekündigt dürft ihr euch in diesem Format auf weitere Tipps mit uns rund um das Thema Interaktive Managementsysteme freuen.

In der letzten Folge haben wir euch bereits einen Überblick darüber gegeben, warum adressatengerechtes Modellieren so wichtig ist aber auch wie ihr ein interaktives System erreicht, in welchem die Wissensträger Ihre Erfahrungen und Ideen in Echtzeit im Alltag einbringen können.

Es gibt viele Wege, um seine Erfahrungswerte in die Prozesse einzubringen. Einer dieser Wege ist die ganzheitliche Verbesserung über z. B. einen gemeinsamen Prozessworkshop. Dieser Weg ist jedoch sehr aufwendig und birgt das Risiko, dass die Prozesse schnell veralten und nicht mehr der Realität entsprechen.

Ein weiterer Weg ist es, Die Mitarbeitenden mit einzubinden und die Ideen direkt in Echtzeit zu dokumentieren. Wir haben in unserer alltäglichen Arbeit die Erfahrung gemacht, dass die Akzeptanz des geschriebenen eine ganz andere ist, wenn die Mitarbeitende selbst dokumentieren können.Außerdem dauern 5 inkrementelle Verbesserungen nur ein paar Minuten und bringen einen direkten Mehrwert im Arbeitsalltag. Und das leitet uns auch schon zum heutigen Thema unserer Folge:

Inkrementelle Prozessverbesserungen

Wir zeigen euch, wie ihr inkrementelle Prozessverbesserungen ermöglicht, aber auch welchen Mehrwert diese mit sich bringen.

Warum möchten wir dieses Thema überhaupt aufgreifen? In unserer Arbeit erleben wir leider häufig, dass die Möglichkeit eigenständig Änderungen und Feedback einzubringen mit Hürden verbunden ist. Einige dieser Hürden sind euch sicherlich auch bereits im Alltag begegnet:

Ihr stellt eine Änderung im Ablauf fest oder habt eine Idee wie der Ablauf verbessert werden kann, aber ihr habt nicht die Möglichkeit, eine Änderung einzubringen, da euch z. B. die notwendige Zeit fehlt die zentrale Stelle, welche die Prozesse verwaltet, zu kontaktieren. Oder aber der Prozess ist so kompliziert dargestellt, dass euch einfach die Lust vergeht.

Wie ermöglicht man also inkrementelle Prozessveränderungen im Unternehmen, sodass Mitarbeitende ihre alltäglichen Aufgaben bewältigen, aber auch Ihre Ideen mit anderen teilen können? Einen Teil der Frage hat euch Fabian bereits in unserem letzten Video beantwortet.

Ein kollaboratives System, welches Prozesse adressatengerecht modelliert, ermöglicht es allen im Unternehmen, nicht nur die Prozesse im Alltag zu nutzen, aber auch diese mit Erfahrungswissen zu ergänzen.

Doch es reicht nicht nur aus, die Prozesse adressatengerecht zu modellieren, damit sie jeder versteht. Vielmehr geht es darum im Unternehmen eine Kultur des miteinander und ein Mindset zu schaffen, dass kleine Verbesserungen, nicht nur einem selbst, sondern auch den Kolleginnen und Kollegen einen großen Mehrwert im Alltag bieten.

Das große Ziel ist es also: eine Kultur des Miteinander zu schaffen!

Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, nicht nur davon zu sprechen, sondern den Mitarbeitenden die Möglichkeit, aber auch die Zeit im Alltag einzuräumen, Änderungen und Ideen direkt zu ergänzen, zum Beispiel in einem Meeting oder während einer Qualitätsprüfung.

Und zu guter Letzt: Eine adressatengerechte Modellierung hilft euren Kolleginnen und Kollegen Informationen schnell zu finden und neue Idee einzubringen. Für Details schaut euch gerne die letzte Folge nochmal an.

Auf dieser Folie seht ihr nochmal zusammenfassend wie ihr inkrementelle Prozessverbesserungen ermöglicht. Setzt ihr die genannten Tipps um und ermöglicht inkrementelle Verbesserungen im täglichen Doing, sorgt ihr für Prozesse, die wirklich gelebt werden und einen Mehrwert im Alltag schaffen.

Hier kommt noch ein kleines Beispiel aus der Praxis, um zu verdeutlichen, warum inkrementelle Prozessverbesserungen einen so großen Mehrwert haben.

Wir alle kennen es. Es ist Neujahr und wir setzen uns das Ziel z. B. mehr Sport zu machen. Und ich denke jeder hat es bereits erlebt: wir nehmen uns vor, von heute an jeden Tag 10km zu laufen. Doch häufig scheitert dieses Ziel sehr schnell und nach einer oder 2 Wochen laufen wir gar nicht mehr.  

Aus dem Grund ist es wichtig, sich kleine Ziele zu setzen z. B. jeden Tag 15 Minuten zu laufen und dies kontinuierlich zu steigern. Das Erreichen dieser kleinen Ziele führt dazu, dass in unserem Körper Glückshormone freigesetzt werden. Und egal wie klein das erreichte Ziel war man fühlt sich besser und motiviert weiterzumachen.

Dieses Beispiel können wir auch auf die inkrementelle Prozessveränderung überführen. Jede kleine Änderung bringt einem selbst, vor allem aber den Kolleginnen und Kollegen, einen großen Mehrwert im Alltag.

Welche weiteren Vorteile bringt eine inkrementelle Prozessverbesserung mit sich? Stellt euch vor, ein neuer Mitarbeiter fängt in eurer Abteilung an und idealerweise, ist dieser ab Tag 1 perfekt ausgestattet, um direkt mit seiner Arbeit loslegen zu können. Hierfür ist es relevant, dass die IT und das Personal sich untereinander abstimmen.

Im Prozess ist definiert, dass die IT 3 Wochen vor Start über ein IT Ticket kontaktiert werden soll und bisher, muss man sagen, hat das auch immer wunderbar funktioniert. Doch aufgrund von Lieferengpässen, hat die IT jetzt festgestellt, dass die Vorlaufzeit nicht mehr ausreicht und verlängert werden sollte.

Und was tut die IT?

Sie geht in den Prozess und bringt diese Änderung ein. Dabei werden aus den 3 Wochen, z. B. 6 Wochen. Das Personal wird informiert und kann den Prozess reibungslos weiter ausführen. An diesen Beispielen wird sicherlich klar, wie relevant eine inkrementelle Prozessverbesserung ist und welchen Mehrwert diese mit sich bringt.

Zusammenfassend können wir mit Hinblick auf die Werttreiber, welche wir euch in unserer 1. Folge vorgestellt haben, sagen, dass inkrementelle Prozessverbesserung:

1. Den Zeitaufwand für Audits reduziert, da das Wissen immer auf dem aktuellen Stand ist.

2. Es gibt einen zentralen Ort für Wissen, welches der Realität entspricht

3. Eine Grundlage für Prozessverbesserungen wird geschaffen.

Und damit sind wir auch schon am Ende dieser Folge. Wenn euch diese Folge gefallen hat, dann lasst uns gerne einen Daumen nach oben oder ein Abo da. Wir freuen uns auf weiteren Zuspruch für unseren Qualitätskompass und blicken gespannt auf die nächste Folge. Wie immer zum Start eines neuen Monats.

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