Vollständiges Transkript
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Hallo zusammen und herzlich Willkommen zur zweiten Folge unseres Video-Formats „Qualitätskompass“​. Wie versprochen dürft ihr euch auf weitere Tipps und Tricks rund um das Thema Interaktive Managementsysteme freuen. Als Einstieg in dieses Format habe ich euch letzten Monat verschiedene Werttreiber von formalisierten Managementsystemen vorgestellt​.

Wie angekündigt ist es unser Ziel euch dabei zu unterstützen, dass ihr genau diese Werttreiber auch wirklich erreicht​. Im Zuge dessen sind wir an der Grundvoraussetzung für wirklichen Mehrwert, der schlussendlich auch bei den Kolleginnen und Kollegen ankommt, vorbeigekommen​:

„Interaktivität“​

Die tatsächlichen Wissensträger im Unternehmen, die Personen, die tagtäglich Prozesse ausführen, ​sollen einen wirklichen Nutzen aus der Prozessdokumentation ziehen​ und sich im Umkehrschluss aktiv an dieser beteiligen und so Ihre Erfahrungen und Ideen ins System zurückspielen. Ein Kernaspekt auf dem Weg dorthin ist sicherlich eine ansprechende und zielführende Darstellung von Prozessen oder weiteren Inhalten​.

Wie modelliert man eigentlich „mitarbeiternah“, so dass eure Kolleginnen und Kollegen gesuchte Inhalte einfach finden, Leicht verarbeiten können und folglich im Alltag umsetzen​? Und noch darüber hinaus schnell und unkompliziert Vorschläge zur Prozessverbesserungen einbringen können?​

„Wie modelliert man eigentlich „richtig“?​

Habt ihr euch diese Frage überhaupt schon einmal so explizit gestellt? Ich, zumindest bis vor einigen Jahren, auch nicht​ aber ich kann versichern, ihr solltet es unbedingt tun!!​ Denn hier steckt oftmals mehrdahinter als man zunächst annimmt!

Und überraschenderweise ist die Antwort auf diese Frage zunächst eine weitere Frage. Zumindest hilft uns diese bei der späteren Beantwortung, und zwar:​ Für WEN modelliert ihr das Ganze?​ Wer ist wirklich der Adressat der Prozessdokumentation? ​Wer soll hiermit erreicht werden? ​Welche Eigenschaften weisen die Adressaten auf?​ Für WEN macht ihr euch den Aufwand ein Managementsystem zu pflegen?​

Das ist die Fragestellung, die ihr ab jetzt immer präsent haben solltet​. Wenn ein Tipp aus dieser Folge bei euch hängenbleiben soll: ​Dann GENAU dieser!​

Und die Antwort hierauf ist selbstverständlich untrennbar mit der Zielstellung verbunden, die ihr euch mit dem Einsatz eines Managementsystems gesetzt habt​. Zielt ihr auf eine hohe Akzeptanz bei den Kolleginnen und Kollegen ab? ​ Wollt ihr die Prozessdokumentation zum Leben erwecken und wirklichen Mehrwert schaffen?

Dann darf hierbei eine Sache nicht vergessen werden!​ Und das muss man sich WIRKLICH klar machen: ​Nicht jeder Mitarbeiter ist Experte des Prozessmanagements oder der Prozessmodellierung​Nicht jeder Mitarbeiter hat diesen speziellen Hintergrund​. Dennoch ist der Wunsch im beruflichen Alltag oft groß nach einer Hilfestellung bei Unwissenheit oder Ablaufänderungen. Gehen wir hier doch noch einen Schritt weiter:​ Ist es euer Ziel eine Dokumentation, die den Mitarbeiter in den Mittelpunkt rückt? ​ODER sollen Prozesse mit dem Einsatz von Maschinen automatisiert oder mit technischer Hilfe analysiert werden?​

Die Art der Prozessmodellierung ist jedenfalls abhängig vom gesetzten Ziel.

Und genau hierfür habe ich ein Beispiel aus dem Privaten mitgebracht: Wir kennen es alle, Freunde sind eingeladen und man möchte ein nettes Abendessen vorbereiten. Nichts soll schiefgehen, wir wollen schließlich mit unseren Freunden einen schönen Abend verbringen. Weil die Zeit drängt oder die Kochkünste gegebenenfalls doch nicht so ausgeprägt sind, greifen wir, neben einem Kochrezept aus unserem Lieblingskochbuch, auf eine teil-automatisierte Küchenmaschine zurück.

Wir haben hier, im übertragenen Sinne, also zwei verschiedene Adressaten für den Prozess “Abendessen kochen”. Zum einen den Menschen (WIR) und zum anderen die (Küchen-)Maschine.

Die Küchenmaschine wird mit bis ins letzte Detail ausgestalteten Programmabläufen gefüttert. Dies ist wichtig, damit die Maschine einwandfrei funktioniert und ihre Aufgabe automatisiert abarbeiten kann! Der Mensch hingegen wäre mit so einer Darstellung sicherlich überfordert und setzt auf ein Kochrezept mit einfach zu verstehenden Anweisungen. Und dieses Beispiel ist so auch auf den beruflichen Alltag übertragbar!

Zudem geht es ja schließlich nicht nur ums Lesen und Verstehen, sondern auch ums Verbessern von Prozessen. Und das geht schon los mit der Einbringung von kleinen Erfahrungswerten oder neuen Ideen.

Bleiben wir doch in diesem Beispiel: Bei welcher Art der Modellierung würden Mitarbeiter mit einer geringeren Hemmschwelle Änderungen oder gar neu Gelerntes einbringen? Beim komplexen Programmablauf oder beim bekannten Kochrezept?

Es wurde sicherlich klar, wie unterschiedlich Prozessmodellierung doch sein kann Arten oder Ansätze der Prozessmodellierung gibt es wie Sand am Meer. Diese unterscheiden sich mal mehr und mal weniger, sind grafisch oder textuell. Hier begegnet uns ein breites Spektrum: Von BPMN 2.0 über einfache Swimlane-Diagramme hin zu Stichpunkten in Tabellen mit verschiedenen Spalten oder aber der Fließtextbeschreibung mit einzelnen Abschnitten, die Inhalt und weiterführende Dokumente voneinander trennen. Jede Art hat eine vorherrschende Zielsetzung und diesbezüglich gewisse Vorzüge, aber eben auch Nachteile.

Und damit zurück zur Eingangsfrage vor dem Ziel der notwendigen Bedingung „Interaktivität“: „Richtig“ können wir an dieser Stelle mit „passend“ ersetzen.

Entscheidet euch für eine Art, die den realen Adressaten in den Mittelpunkt rückt! Denkt dran: Für WEN modelliert ihr? Und welche Art ist dafür passend?

In den letzten Jahren haben wir vor diesem Hintergrund vor allem folgende Erfahrung gemacht: Prozesse Tabellarisch in Stichpunkten dokumentieren, mit Erfahrungswissen und den benötigen Hilfestellungen z.B. Links auf andere Systeme, Vorlagendokumente, Tipps und Tricks der Kolleginnen und Kollegen, direkt am Prozessschritt hinterlegt ggf. in Kombination mit einfachen Flussdiagrammen in Swimlane-Darstellung als grafische Unterstützung und Orientierung.

Setzt ihr das wirklich um, ist das einer der ersten Schritte, um die Kolleginnen und Kollegen dazu zu befähigen Informationen schneller zu finden und auch verarbeiten zu können, weniger Frustration durch nicht-Wissen oder Nicht-Verstehen aufkommen zu lassen und Vorschläge zur inkrementelle Prozessverbesserungen aus dem täglichen Doing zu ermöglichen. Daraus resultiert, dass die Prozessdokumentation wirklich Beachtung finden und Prozesse so auch tatsächlich gelebt werden.

Und damit sind wir auch schon am Ende dieser Folge. Wir freuen uns auf weiteren Zuspruch für unseren Qualitätskompass und blicken gespannt auf die nächste Folge: Dann nämlich nimmt euch meine Kollegin Ella mit zum Thema „Inkrementelle Prozessverbesserung“ - wie immer zum Start eines neuen Monats.

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