Vollständiges Transkript

Willkommen zurück beim Qualitätskompass​. Auch nach unserer Sommerpause dürft ihr euch wieder auf Tipps und Tricks rund um das Thema Interaktive Managementsysteme freuen.

In dieser Folge behandeln wir ein Thema, welches aus dem beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken ist,​ jedoch nicht immer im Kontext Managementsystem wahrgenommen wird:​ Meetings!

Die meisten von euch sitzen sogar in mehreren Meetings an einem Tag.​ Daher kennt ihr sicherlich folgende Situation:​

Ein Meeting wird einberufen, mit dem Ziel, Unklarheiten oder Missverständnisse aus dem Weg zu räumen und gemeinsame Abläufe zu verbessern. Zunächst vergeht einiges an Zeit bis alle auf der selben Wellenlänge sind und wissen, worum GENAU es in diesem Meeting eigentlich geht​. ​Oftmals haben alle Teilnehmer eine grobe Vorahnung, sprechen jedoch aneinander vorbei​. Ihr könnt ja mal beim nächsten Meeting die Zeit stoppen bis wirklich alle über die selbe Herausforderung sprechen​. Und die gestoppte Zeit könnt ihr gerne in die Kommentare schreiben – ich bin gespannt!​

​Diese Minuten des gegenseitigen Missverstehens sind unangenehm, ineffizient und frustrierend für alle Seiten​. Erst danach kann eine zielgerichtete Diskussion überhaupt starten! Erst danach widmen sich alle der Lösungsfindung. ​Und das ist ja genau der Grund, weshalb das Meeting überhaupt erst einberufen wurde.

Ist diese erste Phase nun überwunden und wurde ausführlich diskutiert ​und kommt es am Ende zu einer spruchreifen Lösung, die Verbesserung verspricht​, dann sollte sich die Frage auftun, wie nun alle Betroffenen von dieser Änderung erfahren.

​Denn bei den wenigsten Meetings sind alle Betroffenen auch anwesend. ​Und auch manche anwesenden Kolleginnen und Kollegen haben die Lösung nicht direkt verinnerlicht.​ Erfahrungsgemäß wird der Kommunikation zu wenig Wichtigkeit beigemessen​.

​Oftmals wird, nachdem ein Beschluss gefasst wurde, dieser kontextlos per Mail an einen großen Verteilerkreis verschickt. Ein Anzeichen dafür, dass nicht wirksam kommuniziert wurde, findet man häufig im bekannten Ausruf: ​

“Das wurde aber doch besprochen!”​

Worauf die Antwort meistens lautet: “Und wo finde ich das denn?

​Ihr merkt schon, wir behandeln heute zwei Herausforderungen, die eng miteinander verbunden sind​:

1. Wie kann in Meetings effizient eine verständliche Diskussionsgrundlage für alle Teilnehmer geschaffen werden? Oder wenn man so möchte eine funktionierende Ausgangssituation für Prozessverbesserungen?​ Und darüber hinaus:​
   ‍
2. Wie können die erarbeiteten Ergebnisse dann wirksam verteilt werden?​

​Und bei zwei Herausforderungen, die eng miteinander verbunden sind, wäre doch eine Lösung ideal, die beides kombiniert​. Dazu sollten wir uns erst einmal klar machen, worüber in diversen Meetings eigentlich diskutiert wird. Es geht oftmals um grundlegende Fragestellungen wie:​

Was muss getan werden, um die identifizierten Herausforderungen zu bewältigen?​

​Übersetzt heißt das:​

• Wie muss ein Prozess aussehen, damit durch die Ausführung, das angestrebte Ziel erreicht wird?​
• Wie muss die Tätigkeit im Detail ausgeführt werden?
• Worauf muss geachtet warden?​
• Wie sieht die Schnittstelle aus?
• Wer trägt dafür die Verantwortung?​

Somit ist das zentrale Diskussionsobjekt vieler Meetings das Managementsystem mitsamt seiner Prozesse​. Die Gesamtheit der Spielregeln eines Unternehmens, um erfolgreich am Markt zu agieren​. Und um genau diese Spielregeln zu strukturieren und festzuhalten, gibt es ein bekanntes Werkzeug: Euer FORMALISIERTES Managementsystem, der Ort / die Software, wo eure Prozesse und Spielregeln definiert und niedergeschrieben sind​.

​Und was haben nun viele unsere erfolgreichsten Kunden gemeinsam? ​Prozessänderungen werden mitsamt der Prozessbeschreibung diskutiert. Das formalisierte Managementsystem dient stets als Ausgangssituation für Diskussionen.​ Die Prozessbeschreibung ist geöffnet und für jeden einsehbar. So sprechen alle über das Selbe!​

„Ach? Es geht um die Schnittstelle zwischen Schritt 4 und 5? Sag das doch gleich, das kann ich mir ja anschauen!“​

Auf diesem Weg werden Diskussionen effizienter. Und ihr könnt quasi-live die Änderungen / Beschlüsse in die Beschreibungen einbringen und diese somit aktualisieren. Zusammengefasst ist also festzuhalten:​

• ​Benutzt eure Dokumentation stets als gemeinsame Grundlage! Stellt sicher, dass alle während der Meetings auch Zugriff darauf haben.​
• Teilt euren Bildschirm oder werft die Beschreibung an die Wand.​
• Im Zuge dessen ist es von Vorteil beschlossene Änderungen direkt in die Beschreibungen einzutragen.​

Am Besten im Beisein aller Teilnehmer!​ Nur so schafft ihr abschließend Klarheit – wir kennen es alle, am geschriebenen Wort erkennt man oftmals, ob auch jeder den Beschluss auf dieselbe Art und Weise verstanden hat!​ Verschriftlichen ist der wahre Prüfstein für Einigkeit. Aber eins sollte diesbezüglich klar sein:​ Auch hier gilt die Notwendige Bedingung, „Interaktivität“, die wir bereits in unserer ersten Folge ausführlich besprochen haben.​ ​Ganz nach dem Motto: Wissensträger werden zu Wissensverteilern​. Das startet mit dem formalisieren von Prozessen oder Arbeitsanweisungen​. Und das gilt vor allem auch für Führungskräfte und Entscheider​. Denn dann dient diese Dokumentation als Anlaufstelle für Unklarheiten und wird als Hilfestellung im stressigen Arbeitsalltag wahrgenommen​, und dient somit der nachhaltigen Kommunikation von Änderungen.

So bleibt uns zum Abschluss der gewohnte Blick auf die Werttreiber. Über den Werttreiber „Grundlage für Prozessverbesserungen“ haben wir heute sehr zentral gesprochen​. Im Zuge dessen werden Schnittstellen effizient diskutiert und der Verlust an diesen minimiert​. Durch das direkte Einbringen der Änderungen wird ein zentraler Ort der Wissenskonservierung gestärkt, welches wiederum bei Veränderung enorm unterstützt​. Zudem entwickelt sich ein toll einsetzbares, skalierendes Instrument für Führungskräfte, um Beschlüsse nachhaltig an die Betroffenen zu kommunizieren​.

Und damit sind wir auch schon wieder am Ende dieser Folge​. Verwendet eure Dokumentation, um Klarheit in Meetings zu schaffen und konstruktive Verbesserungen in die Wege zu leiten​. Elementarer Schritt vorm nächsten Meeting: Dokumentation öffnen und benutzen!​

In diesem Sinne: Wir freuen uns auf weiteren Austausch mit euch – bis zum nächsten Mal!​

‍