Vollständiges Transkript

Herzlich willkommen zurück beim Qualitätskompass. Ich freue mich sehr auf diese Folge, da es sich dabei um mein Lieblingsthema rund interaktive Managementsysteme handelt. Aber starten wir mit einem Rückblick auf vergangene Folgen. Das hier im Hintergrund Grund kommt euch hoffentlich noch bekannt vor. Richtig. Das sind die Werttreiber, welche wir ganz zu Beginn dieses Formates eingeführt haben. Und neben Weiteren sticht ein Aspekt heraus: Das Thema Wissensmanagement. Wissensmanagement bezeichnet die Tätigkeiten rund um den Erwerb, die Speicherung und die Verteilung von Wissen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Aus vielen Gesprächen heraus fällt auf, dass das Thema noch nicht überall fest verankert ist und es zum Beispiel im Bereich Managementsystem einfach oft dazu geworfen wird. So landet die Aufgabe im Qualitätsmanagement oder aber in der Organisationsentwicklung. Dabei ist Wissensmanagement nicht nur ein gerne verwendeter Modebegriff und die Wichtigkeit nur so daher gesagt, sondern tatsächlich eine zentrale Herausforderung der nächsten Jahre. Denn ein Blick in die Statistik zeigt die Notwendigkeit eindeutig. In den nächsten Jahren dürfen sich die geburtenstarken Jahrgänge auf ihre Rente freuen. Die Herausforderung dabei: Mit jenen geht auch das gesammelte Wissen in den einzelnen Köpfen der letzten Jahrzehnte und somit eine Vielzahl auch an Erfahrungswerten. Wie geht man nun als Unternehmen vor?

Und wie hängt das mit der Prozessdokumentation, einer der Kerndisziplinen im Bereich Managementsystem, ob Qualität, Energie oder integriertes Managementsystem, zusammen? Genau das schauen wir uns jetzt an. Es handelt sich dabei vor allem um mein Lieblingsthema, weil es schnell und einfach erklärt werden kann und man es aus beiden Richtungen denken kann. Fangen wir mit dem Bekannten an. Die auch hier viel diskutierte Herausforderung besteht im Prozessmanagement oftmals darin, dass sich die Adressaten der Prozesse auch wirklich mit der Dokumentation diese auseinandersetzen und so gelebte Prozesse erst erreicht werden können. Und warum ist das so selten der Fall? Ein Grund dafür ist sicherlich, dass der Nutzen nicht immer erkannt wird, weil die Prozessdokumentation oftmals keinen wahrgenommenen Mehrwert erzeugt oder stiftet. Darüber haben wir in einigen Folgen auch schon mehrfach gesprochen. Was wäre nun, wenn das Wissen, die Erfahrung der Kolleginnen und Kollegen, die Dokumentation oder den Prozess anreichert? Würde dann öfter auf diese angereicherte Prozessdokumentation zurückgegriffen werden? Das zeigt zumindest unsere Erfahrung. Wissen bewusst in Prozesse aufzunehmen, hilft also dem Nutzungsgrad der Prozessdokumentation und damit in der Regel auch der Einhaltung von vereinbarten Prozessen. Drehen wir nun den viel zitierten Spieß einmal um. Denken wir es aus der Richtung des Wissensmanagements.

Eine Hauptanforderung die hier immer wieder aufkommt: Wie strukturieren wir das Ganze Wissen denn nun? Jetzt werdet ihr meine Antwort hoffentlich schon erahnen können. Natürlich, prozessorientiert. Auch wenn wir es nicht immer zugeben wollen, im Beruflichen denken oft in Abarbeiten von Tätigkeiten und damit in eine Art Prozessablauf. Was muss ich als Nächstes tun? Wenn ich das erledigt habe, wem muss ich dann Bescheid geben? Oftmals höre ich auch folgende Rückfrage oder Aussage, die ihr bestimmt auch kennt: Was genau muss ich wissen, wenn ich zum Beispiel eine Bestellung auslösen möchte oder wenn ich eine Kundenpräsentation vorbereite? Dazu kommt noch, dass die Prozesswelt des Unternehmens ganz natürlich strukturgebend fungiert. Warum nicht also das Wissen in diese Struktur bringen und dort ablegen, wenn ich sowieso nach Antworten auf meine Fragen suche? Zusammengefasst ist also festzuhalten: Kombiniere Wissens-und Prozessmanagement und profitiere aus den sich befeuernden Vorteilen. Und ja, es gibt natürlich auch Wissen, welches sich nicht direkt in die Prozesse einordnen lässt. Aber probiert es bitte einfach aus und stellt euch jeweils diese Fragen: Hilft das Wissen im Prozess? Kann ich vielleicht das Wissen nicht direkt an einen Prozess legen? Das funktioniert deutlich häufiger, als man es so glaubt. In diesem Sinne wünsche ich euch viel Spaß, das Thema Wissensmanagement in eurer Organisation strukturiert anzugehen und auf diesem Wege die Attraktivität und den Mehrwert des Managementsystems direkt mitzusteigern.

Wir freuen uns auf weiteren Austausch in Form vom Feedback mit euch. Bis zum nächsten Mal.