Der Grund sind meist seitenlange Schulungsunterlagen, die dir nicht wirklich weiterhelfen. Die gesuchten Informationen sind viel zu schwer zu finden und sind, falls doch auffindbar, nicht auf aktuellem Stand. So kannst du das neue ERP-System nicht im Arbeitsalltag nutzen. Das frustriert! Es muss eine zentrale Plattform her, auf der du und deine Kollegen alle Informationen übersichtlich und strukturiert sammeln und jederzeit aktualisieren könnt. Ein Interaktives Managamentsystem bietet solch eine Plattform und damit den idealen Grundstein für eine erfolgreiche Einführung des neuen ERP-Systems – und für noch wirtschaftlichere Prozesse.

Der Mitarbeiter im Fokus des Managementsystems

Moment mal: Zwei neue Systeme gleichzeitig einzuführen, sorgt doch nur für noch mehr Chaos. Oder? Doch genau das Gegenteil ist der Fall! Vielleicht erinnerst du dich noch an die Einführung deines aktuellen ERP-Systems: Das war sicher ein umfangreiches Projekt und eine große Umstellung für dich und deine Kollegen. So etwas geht mit vielen Unklarheiten und Rückfragen einher, kostet Zeit, Geld und die Nerven aller Beteiligten. Ein Interaktives Managementsystem bietet in dieser Situation erhebliche Vorteile.

Allgemein betrachtet verfolgt solch ein System den Ansatz, Prozessverantwortlichkeiten von der QM-Abteilung zu den Wissensträgern selbst zu verlagern. Die Menschen, die die Prozesse tatsächlich ausführen, bringen ihr Wissen also direkt ins System ein und geben es darüber an andere weiter. Für deinen konkreten Anwendungsfall bedeutet das: Im Interaktiven Managementsystem bündelst du und deine Kollegen alle relevanten Informationen, strukturiert eure Unternehmensprozesse klar und bringt das Feedback zu den neuen ERP-Prozessen für alle sichtbar ein. Dass alle Mitarbeiter aktiv an der Prozessgestaltung beteiligt sind, sorgt sowohl für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess als auch für mehr Akzeptanz der unternehmerischen Vorgaben. Mit dieser Basis minimierst du Zeit, Kosten und strapazierte Nerven.

Zwei neue Systeme einzuführen, sorgt in diesem Fall also für mehr Erfolg und weniger Stress. Der Schlüssel sind aktuelle Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen, die dir im Arbeitsalltag helfen und damit letztlich die Produktivität des gesamten Unternehmens steigern.

Interaktiver Spickzettel für das gesamte Unternehmen

Führst du zuerst ein Interaktives Managementsystem ein, steigen deine Chancen auf eine reibungslose Einführung des ERP-Systems erheblich. Die zwei Hauptgründe dafür sind:

1. Weniger Blindleistung

Ein neues ERP-System einzuführen, ist aufwendig, denn du und deine Kollegen müssen geschult werden. Dabei entsteht neues (Prozess-)Wissen und es ergeben sich neue Best Practices, die meist nicht dokumentiert werden. In einem Interaktiven Managementsystem wird dieses Wissen aber von Beginn an einheitlich und nachhaltig notiert. So können die nachfolgenden Mitarbeiter gleich auf die Erkenntnisse ihrer Kollegen zurückgreifen, diese nutzen, ergänzen, verbessern und aktualisieren. Dies ermöglicht eine schrittweise Optimierung der Prozessdokumentation zu jedem Zeitpunkt des ERP-Projekts. Dadurch vermeidest du Blindleistung, vereinfachst die Einführung des ERP-Systems und beschleunigst deine Prozesse.

2. Prozessorientierte Dokumentation mit echtem Mehrwert

Im Interaktiven Managementsystem dokumentierst du Best Practices kontinuierlich und abteilungsübergreifend entlang der Prozesskette. Damit brichst du Silodenken auf und es entsteht automatisch eine prozessorientierte Wissensplattform, von der das gesamte Unternehmen profitiert. Statt an einmaligen Frontalschulungen teilzunehmen, erstellst du Arbeitsanweisungen, die dich akut bei der Umstellung der betroffenen Prozesse und langfristig im gesamten Arbeitsalltag unterstützen. So wird das Managementsystem zur zentralen Wissensplattform mit Prozessbeschreibungen, Tipps und Tricks für deine Kollegen.

Mit reduzierter Blindleistung und einer prozessorientierten Dokumentation entfallen zwei elementare Hürden, die oftmals einen Aufschub oder eine Kostenexplosion verursachen. Das neue ERP-System wird schneller, effizienter und nachhaltiger eingeführt und gleichzeitig etablierst du dein Interaktives Managementsystem als wertvolles Tool im Arbeitsalltag. Damit sparst du Kosten, die durch Unterbrechungen, Fehler und wiederholte Schulungen entstehen würden.

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8 Tipps zum erfolgreichen ERP-System

Hier sind unsere praxiserprobten für das erfolgreiche Zusammenspiel von Interaktivem Managementsystem und ERP-System:

1. SAMMEL ALLE INFORMATIONEN KONSEQUENT IM NEUEN MANAGEMENTSYSTEM.

Egal, ob E-Mails, Schulungen, Meetings oder Flurfunk – bring alles an einem Ort zusammen, sodass für alle ein Single-Point-of-Truth entsteht.

2. HOL DEINE KOLLEGEN FRÜH MIT INS BOOT UND BETEILIGE SIE AKTIV AN DER GESTALTUNG DER PROZESSE.

So steigt die Motivation, das neue System zu nutzen und damit die Dokumentation immer aktuell zu halten. Gleichzeitig steigt die Identifikation mit den dokumentierten (ERP-)Prozessen.

3. DOKUMENTIER WISSEN ENTLANG DEINER PROZESSE.

Denn mit einer abteilungsübergreifenden Dokumentation minimierst du Schnittstellenverluste.

4. HALT DEINE PROZESSE IMMER AKTUELL.

So ist der Mehrwert für alle am größten! Der gemeinschaftliche Ansatz reduziert den Aufwand: Alle Mitarbeiter sind aktiv am Prozessmanagement beteiligt.

5. GESTALTE PROZESSBESCHREIBUNGEN UND ARBEITSANWEISUNGEN WIE EIN KOCHREZEPT.

Das heißt: Beschreibe alle Schritte so knapp wie möglich und so detailliert wie nötig. Stell dir vor, ein neuer Mitarbeiter muss den Prozess anhand deiner Dokumentation ausführen.

6. NUTZ DAS MANAGEMENTSYSTEM ALS TRAININGSOBERFLÄCHE.

Verwende die dokumentierten Prozesse und Arbeitshilfen in der Testphase des neuen ERP-Systems, lass deine Kollegen eigene Prozessdokumentationen schreiben und vorhandene ergänzen.

7. BEANTWORTE OFFENE FRAGEN IM NEUEN MANAGEMENTSYSTEM.

Stellt dir ein Mitarbeiter eine Frage, halt die Antwort im entsprechenden Prozess oder der entsprechenden Arbeitsanweisung fest. Taucht dieselbe Frage noch einmal auf, verweise deine Kollegen direkt an die richtige Stelle im Managementsystem. Auf diese Weise musst du Fragen nur einmal beantworten und du reduzierst Rückfragezeiten enorm.

8. VERLINK PROZESSE UNTEREINANDER; VERLINK VORLAGEN, ARBEITSANWEISUNGEN, ARBEITSHILFEN ODER ANDERE SYSTEME DIREKT IM RICHTIGEN PROZESSSCHRITT.

Dadurch hast du alle nötigen Informationen immer direkt griffbereit.

Schaff die richtige Basis für deine ERP-Umstellung!

Ein Interaktives Managementsystem ist der ideale Grundstein für die effiziente Umstellung auf ein neues ERP-System und gleichzeitig eine zentrale Wissensplattform, die Unternehmen noch wirtschaftlicher und zukunftsfähiger aufstellt.