Warum traditionelle Managementsysteme scheitern

Traditionelle Managementsysteme sind oft darauf ausgelegt, Stabilität und Kontrolle zu gewährleisten. Sie basieren häufig auf festgelegten Hierarchien, langwierigen Planungsprozessen und starren Strukturen. Diese Eigenschaften führen in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld zu erheblichen Nachteilen:

• Langsame Reaktionszeiten: Traditionelle Systeme benötigen oft viel Zeit, um auf Veränderungen im Markt oder auf Kundenbedürfnisse zu reagieren. Dies liegt an den aufwendigen Planungs- und Genehmigungsprozessen, die erforderlich sind, bevor Anpassungen vorgenommen werden können.

• Mangelnde Flexibilität: Starre Strukturen verhindern schnelle Anpassungen und fördern eine Kultur, die eher auf Regelkonformität als auf Innovation ausgerichtet ist. Dies erschwert es, neue Ideen und Lösungen schnell zu testen und zu implementieren.

• Silos schaffen Kommunikationsbarrieren: In traditionellen Managementsystemen sind Abteilungen oft isoliert voneinander, also “abgeteilt”. Diese Silos behindern den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zwischen Teams, was die Effizienz und die Fähigkeit zur schnellen Problemlösung beeinträchtigt.

• Top-Down-Entscheidungen: Entscheidungen werden häufig von oben nach unten getroffen, was die Eigenverantwortung und Motivation der Mitarbeiter einschränkt. Dadurch werden wertvolle Ideen und Feedback in der Weiterentwicklung der Prozesse nicht berücksichtigt.

Agile Managementsysteme: Wie sie funktionieren und warum sich ihr Einsatz lohnt

Was bedeutet Agilität konkret für Managementsysteme? Agilität bezieht sich auf die Fähigkeit einer Organisation, schnell und effektiv auf Veränderungen zu reagieren. Dies geht weit über die bloße Flexibilität hinaus und umfasst auch die proaktive Anpassung und kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse.  

Ein agiles Managementsystem muss folglich Methoden und Werkzeuge einsetzen, die eine iterative und inkrementelle Entwicklung ermöglichen.

• Kundenorientierung: Agile Managementsysteme stellen den Kunden in den Mittelpunkt. Feedback wird regelmäßig eingeholt und in die Weiterentwicklung integriert, um sicherzustellen, dass die Veränderungen den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen.

• Iterative Prozesse: Anstatt langfristige, starre Pläne zu verfolgen, arbeiten agile Systeme in kurzen, flexiblen Zyklen. Dies ermöglicht eine schnelle Anpassung an neue Erkenntnisse und sich ändernde Anforderungen.

• Transparenz und Kommunikation: Regelmäßige Meetings, wie Daily Stand-ups und Retrospektiven, fördern die Kommunikation innerhalb des Teams und sorgen für Transparenz im gesamten Prozess.

• Empowerment der Teams: Agile Managementsysteme delegieren Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse an die Teams und somit zu den Prozessdurchführenden. Dies fördert Innovation und Engagement, da die Teams die Freiheit haben, eigenständig zu agieren und Lösungen zu entwickeln.

Aus der Arbeit mit Hunderten von Unternehmen haben wir die 10 Gebote für agile Managementsysteme entwickelt. Diese Gebote bilden die Grundlage für den Erfolg vieler Managementsysteme.

Die 10 Gebote agiler Managementsysteme:

1. Kollaboration - Ein Managementsystem soll das gesamte Unternehmen abbilden. Intrinsisch motivierte Mitarbeiter und deren Beteiligung sind essenziell. Weg von zentralen Autoren, hin zu gemeinsam getragener Verantwortung. Die Zeiten, in denen das QM als isolierte Stabsstelle fungierte, sind vorbei!

2. Einfachheit - Das Managementsystem muss für jeden Mitarbeiter zugänglich und verständlich sein. Es sollte so einfach sein, dass es in maximal 5 Minuten erklärt werden kann.

3. Aktualität - Änderungen im System müssen schnell und unkompliziert möglich sein. Dies erhöht die Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit.

4. Wahrgenommener Nutzen - Ein Managementsystem muss im Alltag der Mitarbeiter echten Nutzen stiften. Die Inhalte sollten wertvoll und praxisrelevant sein, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.

5. Mit Prototypen starten und sukzessive besser werden - Fehler und Lücken sind erlaubt. Durch schnelle Anpassungen und Iterationen kann das System kontinuierlich verbessert werden.

6. Barrierefreiheit - Inhalte müssen klar und verständlich sein. Vermeide komplexe Texte und Fremdsprachen. Die Kommunikation sollte einfach und prozessorientiert sein.

7. Kultivierung - Das System sollte fest im Alltag der Mitarbeiter verankert werden, z.B. in Besprechungen, Schulungen und Reviews. Dies beschleunigt wirksame Prozessänderungen.

8. Single Point of Truth - Alle relevanten Daten und Informationen sollten zentral im Managementsystem gespeichert werden. Das vermeidet Inkonsistenzen, Doppelarbeit und Widersprüchlichkeit.

9. Motivation - Vermeide, die Notwendigkeit des Managementsystems mit Audits oder Normen zu begründen. Das erstickt die intrinsische Motivation im Keim. Zeige stattdessen den direkten, persönlichen Nutzen für die Mitarbeiter im Arbeitsalltag auf.

10. Gärtnern - Pflege das System regelmäßig. Archiviere nicht genutzte Informationen, um die Informationsflut zu reduzieren und das System schlank und effizient zu halten.

Zeit sich zu fragen: Welche Gebote setzen wir bereits zielführend um?

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