Raus aus der Dateienwüste!

Je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist die Definition von Prozessen – bestenfalls sind die Prozesse die verschriftlichten Spielregeln des Unternehmens. Oft werden dafür vorhandene (Board-)Mittel wie Word, Excel und Visio genutzt. Nach 1-2 Jahren erfolgt das Erwachen: Aufwand in der Administration, Frust, veraltete Dokumente und wenig Mehrwert im Alltag der Mitarbeiter. Eine reine Nachweisdokumentation für Auditoren entsteht mit der Zielsetzung, die Aufwände zu minimieren.

Mit einer Interaktiven Managementsoftware ermöglichst du deinen Mitarbeitern, aktiv an der Dokumentation teilzunehmen, ihr Wissen in Prozessbeschreibungen einzubringen und damit eine aktuelle Dokumentation mit Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu schaffen.

Ausgangssituation

In allen Unternehmen gibt es Prozesse und Vorgaben, die im Arbeitsalltag eingehalten werden soll(t)en. In kleineren Unternehmen kann dies oft noch mit einfachen, vorhandenen Boardmitteln wie Word, Excel und Visio gelöst werden. Doch diese Mittel stoßen in vielen Hinsichten schnell an ihre Grenzen:

Abhängigkeit von einzelnen Personen

Eine in Word, Excel oder Visio erstellte Datei wird meist als PDF veröffentlicht, damit die Dokumentenlenkung gewahrt bleibt. Neue Dokumente oder Veränderungen in der bestehenden Dokumentation werden häufig per E-Mail an die Kollegen verteilt. Möchte ein Mitarbeiter eine Änderung einbringen, ist er gezwungen, sich an den Verfasser des Dokumentes zu wenden. Es entsteht ein Nadelöhr bei einer Person: Versionierungen, Anpassungen, Auswertungen, Dokumentenpflege müssen händisch von einer Instanz angepasst werden. Meist liegt diese Verantwortung im Qualitätsmanagement. Das Ergebnis: Veränderungen werden sowohl von Prozesseignern als auch vom Qualitätsmanagement mit viel Aufwand verbunden und nicht als Mehrwert im Alltag gesehen.

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Schattendokumentation durch Prozesseigner: Wildwuchs entsteht

Um diese Aufwände zu vermeiden, erstellen Prozesseigner und Mitarbeiter vermehrt sogenannte Schatten-Dokumente. Mitarbeiter beginnen, ihre eigenen Dokumente zu erstellen, mit den für sie relevantesten Abläufen und Vorgaben. So entsteht ein Wildwuchs an Prozessbeschreibungen und Abläufen, die gleichen Vorgehensweisen werden von verschiedenen Personen angelegt – werden aber auf lokalen, teilweise sogar privaten Datenträgern abgelegt. Der liebste Ort der Dokumentation: Der eigene Desktop. Einen Überblick oder gar eine gemeinsame Erstellung oder Zusammenführung der Dokumente ist nur bedingt möglich.

Neben dem Wildwuchs hat die Schattendokumentation weitere Nachteile: Sie ist für Audits aufgrund fehlender Dokumentenlenkung oft unbrauchbar, bindet unnötige Mitarbeiterressourcen und sorgt durch fehlende Systematik für mehr und mehr Unklarheiten bei den Mitarbeitern.

‍Grafische Modellierung: Ein weiteres Tool wird benötigt

Hinzu kommen die Einschränkungen durch Word und Excel selbst: Da die grafische Modellierung in beiden Tools nicht ausreicht, wird eine dritte Software hinzugezogen, zum Beispiel MS Visio. Dies bedeutet zum einen, dass ein weiteres Tool eingesetzt werden muss. Zum anderen fördert die Vergabe von Einzellizenzen die Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Auch hier müssen alle Änderungen an eine Instanz weitergeleitet und von dieser das Dokument aktualisiert und im Anschluss für alle zur Verfügung gestellt werden.

Die Folge: Eine Dokumentenwüste entsteht, die niemand überblickt

Diese Form der Dokumentation bringt keinen Mehrwert im Unternehmen, bindet im Gegenteil mehr Ressourcen als für eine gute Dokumentation nötig und sorgt für Unklarheiten. Der QM-Teufelskreis entsteht.

Da Aktualisierungen durch die zentrale Bearbeitungsinstanz einen hohen Aufwand bedeuten, werden Dokumente nur noch vor Audits aktualisiert und es entsteht eine reine Nachweisdokumentation. Die Schere zwischen Realität und Dokumentation geht immer weiter auseinander, die Relevanz im Unternehmen sinkt und die Dokumente werden immer weniger genutzt – es entsteht Frust bei allen Beteiligten.

Aber wie schaffe ich eine einheitliche Plattform, an der alle Mitarbeiter mitgestalten?

Um das beschriebene Problem der Word- und Excel-Wüsten zu lösen und eine einheitliche Plattform für das gesamte Unternehmen zu schaffen, die Mehrwert bringt, sind 4 Faktoren besonders wichtig:

1. Mitarbeiter mit einbeziehen:

Werden Mitarbeiter gefragt, welche Beschreibungen für sie im Alltag besonders wichtig sind und wo die Fehler, Lücken und Schwachstellen liegen, ist dies ein enorm wichtiger Faktor. Erhalten Mitarbeiter sogar eine Schreiblizenz, können sie ohne Umwege über eine einzelne Instanz ihr Wissen in die Anweisungen einbringen und die Ressourcen-Knappheit in der QM-Abteilung wird aufgelöst. Wird dies zusammen mit einem schnellen und effizienten Freigabeworkflow / einer Dokumentenlenkung umgesetzt, entstehen aktuelle Dokumentationen mit echtem Mehrwert.

2. Einfache, individuelle Bedienung:

Das neue Tool muss für alle Mitarbeiter schnell und unkompliziert zu nutzen sein, damit sie ihre Erfahrungswerte ohne Hürden einbringen können. Word und Excel sind bekannt, daher muss die Bedienung des Tools ähnlich einfach gehalten werden.

3. Die Dokumentation muss nahezu in Echtzeit erfolgen:

Ein Problem, das durch die zentralistisch ausgerichtete Arbeitsweise mit Word und Excel entsteht, ist die oft lange Liegezeit bei der zentralen Instanz. Änderungen werden oft erst nach Tagen oder gar Wochen freigegeben. Dieser große Zeitversatz demotiviert die Prozesseigner und führt letztlich zu Frust. Werden Änderungen hingegen schnell und unkompliziert eingebracht und das aktuelle Dokument steht jedem direkt zur Verfügung, kann das neue Dokument bereits nach wenigen Minuten bis Stunden genutzt werden. Zudem wird die Motivation der Mitarbeiter, ihr Wissen einzubringen, enorm gesteigert. Ein effizienter, einfacher und schneller Freigabeworkflow muss gegeben sein.

4. Verknüpfung anderer Systeme:

Das Managementsystem ist nur ein System im Unternehmen. Hier wird das gesamte Wissen gebündelt und im Idealfall werden an entsprechenden Stellen die Verknüpfungen zu anderen Systemen wie zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce und Babtec hergestellt. So kannst du von der Dokumentation mit einem Klick direkt in das entsprechende System an die richtige Stelle navigieren. Such- und Rückfragezeiten werden eingespart.

‍Erfolgreicher arbeiten mit einem Interaktiven Managementsystem

Wie erfolgreich unsere Kunden mit einem Interaktiven Managementsystem arbeiten, zeigen wir an einem Beispiel. Die Zettl Group, ein mittelständisches, 250 Mitarbeiter starkes Unternehmen mit verschiedensten Teilbereichen stand vor der Herausforderung, eine einheitliche Dokumentation im gesamten Unternehmen einzuführen. Die bisher genutzten 8 verschiedenen Dokumententypen sollten vereinheitlicht und zusammengeführt werden, um die bisher sehr aufwändige Dokumentenpflege und -lenkung zu vereinfachen. Das Wirrwarr an Schattendokumentationen sollte aufgelöst, die Dokumentationen zusammengeführt und für alle sichtbar und vor allem bearbeitbar bereitgestellt werden. Aus den veralteten Dokumenten sollten aktuelle Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen und Best Practices werden, die den Mitarbeitern im Alltag helfen.

Der neue Status Quo

Die unternehmensweiten Dokumentationen sind heute alle in Q.wiki abgebildet – so ist es gelungen, die vier verschiedenen Unternehmensbereiche zusammenzuführen. Wichtig für die Weiterentwicklung des Systems ist die Dezentralität: Bereits kurz nach der Einführung kamen gut die Hälfte aller Schreibzugriffe von Mitarbeitern, die nicht zum Kern-Projektteam gehören. Die Abteilungsstrukturen konnten somit aufgebrochen und ein prozessorientiertes System etabliert werden. Durch die frühe Einbindung der Mitarbeiter, die Verteilung von Zuständigkeiten und die Mitgestaltung aller hat das Managementsystem heute eine hohe Relevanz im Unternehmen und ist zur wirksamen Hilfe im Alltag geworden. Q.wiki ist zur Prozess- und Wissensplattform geworden und wurde von Beginn an im gesamten Unternehmen akzeptiert. Das bestätigen die Zahlen unserer Analyse:

• 75 % der Nutzer sind regelmäßig im System,
• führen monatlich 1.800 Aktualisierungen durch
• und sorgen für insgesamt bis zu 23.000 Zugriffe pro Monat.

Dank der transparenten Dokumentation sind Schattendokumente verschwunden, Ressourcen werden gespart und die teamübergreifende Zusammenarbeit durch die prozessorientierte Darstellung gefördert.

Erwecke deine Dokumentationen zum Leben!

Lass die Dokumentenwüste hinter dir und schaffe mit einem Interaktiven Managementsystem eine lebendige Prozesskultur, von der dein ganzes Unternehmen profitiert! Wichtige Eigenschaften, die Q.wiki als Managementsystem so erfolgreich machen:

1. Als zentrale Informationsplattform des gesamten Unternehmens ist das Wissen aller Mitarbeiter für alle Mitarbeiter zugänglich. Dies betrifft Prozesswissen, Arbeitsanweisungen und Best Practices, die deine Mitarbeiter im Alltag sammeln. Der Zugriff für alle ermöglicht eine enorme Zeitersparnis, denn Such- und Rückfragezeiten können dank der Volltextsuche minimiert werden. Das erleichtert auch neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen und trägt zu einer schnellen Einarbeitung bei.
2. Eindeutig zuweisbare Prozessverantwortlichkeiten haben gleich mehrere Vorteile: Die bis dato Verantwortlichen – meist die QM-Abteilungen – werden stark entlastet und die neuen Prozesseigner sind die Wissensträger, diejenigen, die die Prozesse ausführen. Werden deine Mitarbeiter eingebunden und sogar Prozessverantwortliche, steigt die Identifikation mit den Prozessen und die Akzeptanz der Dokumente und des gesamten Managementsystems.
3. Schnittstellen erkennen und Prozesse verknüpfen ist ein weiterer wichtiger Aspekt unseres Managementsystems: Verlinke vor- und nachgelagerte Prozesse, um Fehler an Schnittstellen zu eliminieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.
4. Die klare und übersichtliche Struktur in Q.wiki ist eine enorm wichtige Grundlage für den Erfolg deines Managementsystems. Denn nur, wenn Informationen schnell auffindbar sind, werden sie auch genutzt! Das Herz deines Managementsystems ist die Prozesslandkarte. Von hier aus können deine Mitarbeiter zu den jeweils relevanten Dokumentationen navigieren. Lange Such- und Rückfragezeiten gehören der Vergangenheit an!
5. Die intuitive Bedienbarkeit haben wir als weitere Voraussetzung für ein funktionierendes Managementsystem definiert und in Q.wiki umgesetzt. So können alle Mitarbeiter auch ohne IT-Kenntnisse schnell und einfach ihr Wissen einbringen. Zusammen mit der übersichtlichen Struktur hast du mit Q.wiki eine Plattform, auf der sich jeder Mitarbeiter schnell zurechtfindet und aktiv einbringen kann.
6. Zu guter Letzt bietet dir Q.wiki eine einfache Dokumentenlenkung und einen schnellen Freigabeworkflow. So stellen wir sicher, dass die Änderungen durch deine Mitarbeiter zeitnah freigegeben werden und die Aktualisierung nahezu in Echtzeit geschieht.