5 Tipps: So verbesserst du Abläufe durch Q.wiki

Ein interaktives Managementsystem lebt davon, dass alle Nutzer aktiv teilnehmen und ihr Wissen einbringen. Wir wissen, dass es nach der Einführungsphase von Q.wiki vor allem darum geht, die Aktualität beizubehalten und das neue Managementsystem in den Arbeitsalltag zu integrieren. Damit dir das gelingt, haben wir 5 Tipps, mit denen du Q.wiki effizient nutzt und es zum festen Bestandteil deines Arbeitsalltags machst.

1. Ergebnisse festhalten
‍Klingt banal, wird jedoch häufig zum Stolperstein bei der Verwendung des neuen Managementsystems: Jedes Ergebnis in Q.wiki festhalten. Halte Beschlüsse und Projektergebnisse von Beginn an in Q.wiki fest, so gelingt es dir, diese wirksam in die Abläufe deiner Organisation einzubringen. Egal, ob es die kurze Absprache an der Kaffeemaschine oder ein Meeting ist – stelle dir und deinem Team die Frage: „Welche Prozessbeschreibung betrifft das?“ und aktualisiere diese entsprechend. So kann das beschlossene Ergebnis wirksam kommuniziert und umgesetzt werden.

2. Schnittstellen an einen Tisch bringen
‍Die größten Schwachstellen in Prozessen sind Schnittstellen. Dort, wo eine Übergabe stattfindet, entstehen am häufigsten Fehler und Informationen gehen verloren. Um dies zu vermeiden, hilft es erfahrungsgemäß, klare Übergabepunkte zu definieren. Daher unser Tipp: Brich aus den einzelnen Teilprozessen aus und bring die Rollen „links und rechts der Schnittstelle“ an einen Tisch. So können die Prozessbeteiligten eindeutige Übergabepunkte definieren. In der Praxis empfiehlt es sich, eine konkrete Prozessdurchführung als Beispiel zu nehmen. Nicht vergessen: Halte Verbesserungspotenziale und hilfreiche Hinweise im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung direkt fest.

3. Mikro-Prozessaudits durchführen
‍Wähle im Team eine Prozessbeschreibung aus und prüft diese gemeinsam – ist alles richtig und aktuell? Tipp: Eine Person spricht den Prozess durch, alle anderen kommentieren die Prozessbeschreibung stillschweigend. Der Prozessverantwortliche führt die Ergebnisse im Anschluss zusammen und passt die Beschreibung gegebenenfalls an. Nimm dir alle paar Wochen einen teamrelevanten Prozess vor und stell ihn auf die Probe. Ein nützlicher Nebeneffekt der Aktualisierung ist der Schulungseffekt, der bei den Teilnehmenden eintritt.

4. Prozessorientiert auditieren
‍Auch bei internen Audits gilt: Brich Silos im Unternehmen auf und betrachte nicht die einzelnen Fachbereiche, sondern den gesamten Prozess. Führe deine Audits prozessorientiert durch, um so nah wie möglich an der Arbeitsrealität zu auditieren. Beachte insbesondere die erfolgskritischen Prozessschritte und Übergaben zwischen verschiedenen Prozessrollen. Hierbei kann dich unser leichtgewichtiges Audit-Modul unterstützen.

5. Nutze jeden Änderungsvorschlag, um deine Q.wiki-Prozesse auf die Probe zu stellen
‍Für viele anfangs eine Umgewöhnung, die sich jedoch auszahlt: Alle Mitarbeiter sollten während eines Meetings Änderungen direkt in Q.wiki einarbeiten. Ein Prozessschritt wird nun durch eine andere Person durchgeführt? Notiert. Es gibt eine neue Word-Vorlage? Aktualisiert.

Prozesse werden durchgeführt, wie sie in Q.wiki beschrieben sind, und es treten dennoch Probleme auf? Passe die Prozessbeschreibung direkt an, sodass deine Kollegen dieser folgen können.

Die Prozessbeschreibung in Q.wiki ist zwar richtig, allerdings nutzen deine Mitarbeiter diese nicht im Alltag und es entstehen Probleme? Zeit für eine Schulung – schaffe Bewusstsein für die Prozessbeschreibung in Q.wiki und vermittle Erleichterung im Arbeitsalltag.

Für ein lebendiges Managementsystem auf Wiki-Basis

‍Es sind viele kleine Schritte, die deine Mitarbeiter schnell verinnerlicht haben werden und von denen das gesamte Unternehmen langfristig profitiert!