Vollständiges Transkript

Hallo zusammen und herzlich willkommen zu einer neuen Folge unseres Formates Qualitätskompass. Dieses Mal machen wir genau da weiter, wo wir letzte Folge aufgehört haben und zwar mit weiteren Erfolgsfaktoren bei der Systemeinführung. Deshalb bleibt die zugrundeliegende Frage bestehen Was ist elementar für die Einführung eines interaktiven Managementsystems? Beziehungsweise auch andersrum, Woran können eigentlich Einführungsprojekte scheitern?

Vielleicht eine kurze Einordnung, da es sich ja um einen zweiten Teil handelt. In Folge zehn, dem ersten Teil, haben wir uns den Themen "Ausgangssituation Analysieren" und "Projektteam zusammenstellen" gewidmet. Heute werfen wir einen genaueren Blick auf das Projekt an sich. Ihr kennt diese Folie hinter mir aus der letzten Folge. Wann sind alle mit an Bord? Wann sind grundsätzlich Menschen bei einem Projekt mit dabei? Und wer kennt die Antwort noch? Richtig. Menschen sind bei etwas an Bord, wenn der gefühlte persönliche Nutzen den wahrgenommenen persönlichen Aufwand übersteigt.

In Bezug auf formalisierte Managementsysteme kann der Netze nutzen, also des Aufwandes oftmals mit einer anderen Begrifflichkeit gleichgesetzt werden, und zwar dem System wert. Faktoren, die den Systemwert positiv beeinflussen, sind schnelles Finden von Information, Verständlichkeit der Inhalte oder die Möglichkeit, sich selbst einzubringen und Ideen aufwandsarm zurückspielen zu können.

Wenn ihr die vorherigen Folgen gehört habt, stellt das wahrscheinlich für euch nichts bahnbrechendes Neues dar. Klar, was dabei jedoch spannend ist, dass es hier einen kritischen Wert gibt und dieser für ein langfristig erfolgreiches Projekt zu einem wichtigen Zeitpunkt erreicht sein sollte. Und damit dies nun anschaulich und vor allem verständlich erklärt werden kann, habe ich euch ein Diagramm mitgebracht, welches wir jetzt gemeinsam füllen bzw. zeichnen.

Zunächst beschriften wir die Achsen und zwar Systemwert über Zeit. Nun trage ich den eben angesprochenen kritischen Systemwert als gestrichelte Linie auf. Wie kann man sich diesen Wert denn vorstellen? Ganz einfach. Unter der gestrichelten Linie ist der Aufwand eines Kollegen oder einer Kollegin bei der Arbeit mit dem System höher als der daraus resultierende Nutzen. Heißt im Umkehrschluss, über der gestrichelten Linie überwiegt der Nutzen. Außerdem wird der Zeitpunkt markiert, an dem das System für das gesamte Unternehmen freigeschaltet wird. Der Rollout. Was kann nun passieren? Woran kann das Einführungsprojekt scheitern? Ein erstes Beispiel der Entwicklung des Systemwertes. Zu Beginn des Aufbau eines formalisierten Managementsystems oder beim Wechsel der dafür eingesetzten Software ist der Systemwert gering und baut sich Schritt für Schritt auf, bis er gegen einen Grenzwert läuft.

Dieser ist nicht zufriedenstellend und weist enormes Potenzial auf. Warum ist das in diesem Fall so? Weil Kolleginnen und Kollegen bei der ersten Berührung mit dem System dem Rollout mehr Aufwand sehen als Nutzen. Der Rollout war schlussendlich zu früh, der kritische Systemwert noch nicht überschritten. Dadurch, dass eure Kolleginnen und Kollegen bei den ersten Versuchen mit dem Managementsystem mehr Aufwand als Nutzen wahrnehmen, ist die Motivation, mit dem System zu arbeiten, erloschen. Wichtige Inhalte, Aktualisierungen und Verbesserungsvorschläge bleiben ebenso auf der Strecke.

Zeichnen wir noch eine zweite Kurve ein. Diesmal wird vor dem Rollout der kritische System wird überschritten. Das heißt, dass nun die ersten Versuche mit dem System mit einem höheren Nutzen als Aufwand verbunden sind und so auch bei den Kolleginnen und Kollegen abgespeichert werden. So kann dies dazu führen, dass das System positiv angenommen wird und an Beliebtheit in der Breite gewinnt. Kolleginnen und Kollegen werden von der Nützlichkeit des Systems berichten. Die Kunst hierbei ist also, dass man sich ganz genau überlegt, wann das System ausgerollt werden kann, eben in Abhängigkeit vom Systemwert.

Systemwert wird vor allem über eine klare und verständliche Struktur sowie adressatengerechte und hilfreiche Inhalte erreicht. Dabei geht es vor allem um Inhalte, die für einen Großteil der Belegschaft von Relevanz sind und somit erst die Chance haben, hilfreich zu sein. Das heißt vielleicht, dass ein spezifischer Auditprozess nicht den größten System wert für alle generiert. Achtet zudem auf Quick Wins und Aspekte, die einen direkten Mehrwert generieren, um von den selbst verstärkenden Effekten durch die dadurch erhöhte wahrgenommene Wertigkeit und Systemnutzung zu profitieren. Erfahrungsgemäß kommt dann die Frage auf wie lange soll es idealerweise bis zum Rollout dauern? Was können wir ungefähr einplanen? Was können wir kommunizieren? Gut, dass Sie sich das fragen. Und gut, dass mein Kollege Alexander Brettmann sich das Ganze einmal zahlen basiert angeschaut hat. Auch hierfür habe ich ein Diagramm mitgebracht.

Nun haben wir die Zeit in Monaten auf der horizontalen Achse eingetragen. Die einzelnen Abschnitte stellen jeweils einen Zeitraum von Projektstart bis Rollout dar. Die vertikale Achse beschreibt die durchschnittliche System Vitalität der untersuchten Systeme heute. Diese Vitalität beschreibt den Anteil der User, die mindestens einmal im Monat im System eingeloggt waren und dient damit als ein Approximator für den System wert.

Was ich hier nun gut erkennen lässt, ist, dass vor allem im Zeitraum von 6 bis 12 Monaten eine hohe System Vitalität vorliegt. Darüber hinaus ist der Balken bei 1 bis 6 Monaten höher als der bei 12 bis 18 Monaten, was den Schluss zulässt, dass man eine Einführungsdauer von rund 5 bis 8 Monaten anpeilen sollte. Wie gesagt, immer vor dem Hintergrund, dass der kritische Systemwert erreicht ist. Bei weniger als fünf Monaten ist die Wahrscheinlichkeit für ein Projekt, welches zu schnell für den Changeprozess ist, hoch. Bei über sieben Monaten oder acht Monaten steigt die Wahrscheinlichkeit für ein Kaugummi Projekt an, bei dem die Euphorie verpuffen kann.

Und damit sind wir auch schon wieder am Ende dieser Folge. Als Lesetipp habe ich euch den Artikel meines Kollegen Alex wie immer in den Shownotes oder im Transkript verlinkt. Ein Blick lohnt sich in jedem Fall. In diesem Sinne bis zur nächsten Folge. Qualitätskompass dann wieder mit meiner Kollegin Ella.

Lesetipp: Die 5 Erfolgsfaktoren für nachhaltig interaktive Managementsysteme

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