Unser QM-System war bis 2011 eine Ansammlung von Excel- und Word-Dokumenten: zentral gepflegte Dokumente mit dem üblichen Zeitversatz zwischen Realität und Dokumentation. Ein Datenpool, der zwar im Sinne von Kunden und Auditoren ausreichend dokumentativ wirkte – unsere Mitarbeiter erreichte er aber im Alltag nicht.
Wenn Sie mal schauen, wo im Unternehmen die wahren Werte und Potenziale in Bezug auf Wissen und Organisation unterwegs sind, dann werden Sie schnell den Flurfunk und natürlich die vielen E-Mails zwischen den Wissensträgern identifizieren. Der große Nachteil dabei: Es profitieren immer nur diejenigen, die direkt miteinander kommunizieren. Der Rest bleibt nichtwissend und somit geht auch der Blick auf das große Ganze verloren.
In der Geschäftsleitung war uns deutlich, dass wir mehr in Prozessen denken müssen. Dabei sollten alle Mitarbeiter ihr Prozesswissen genau dort dokumentieren, wo es entsteht. Für alle nutzbar sollte dieses Wissen auch unsere Managementaufgaben unterstützen.
Der Zufall, wenn es den nun gibt, führte uns zu Q.wiki. Das geschah im Zuge einer Veranstaltung der RWTH Aachen. Dort lernten wir die Modell Aachen GmbH kennen, die im Bereich Qualitätsmanagement damals schon von Interaktiven Managementsystemen sprach und diese auf Basis von Wiki-Systemen in die Anwendungsrealität überführte.
Gemeinsam haben wir einen ersten Piloten gestartet. Dieser vermochte sehr schnell die Schlüsselfiguren im Unternehmen zu überzeugen. Und so folgte rasch die Implementierung am gesamten Standort.
Faszinierend an Q.Wiki finde ich, dass es uns ein offenes Forum bietet, abteilungsübergreifend alle betroffenen Prozessbeteiligten an einen Tisch zu bringen. Auf diese Weise diskutieren wir die Prozesse bis ins Detail und schreiben sie im Sinne des Gesamtprozesses einvernehmlich fest. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter IHREN Prozess gemeinsam mit ihren Kollegen selbst kreieren. Daraus entsteht eine positive Motivation, die Prozesse ständig zu verbessern und weiterzutreiben – und danach zu handeln.
Im Nachgang betrachtet hatten wir an einem sehr wichtigen Punkt besonders gute Voraussetzungen: Die Abteilungen für Qualitätsmanagement und IT sowie die Geschäftsführung haben von der ersten Minute an am gleichen Strang gezogen. Nach mehreren Jahren mit Q.wiki lässt sich die hohe Akzeptanz in den Zugriffszahlen ablesen: Es sind konstant mehr als 16.000 im Monat!
"Es sind nicht Zertifikate, die die Prozesse erfolgreich ausführen – es sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und 86% der Belegschaft tummeln sich monatlich in unserem Managementsystem."
"Mit Q.wiki wird unser Integriertes Managementsystem von unseren Mitarbeitern gelebt, da es nah am Arbeitsalltag des Einzelnen dran ist. Das sorgt für ein verbessertes Verständnis und eine hohe Akzeptanz."
"Q.wiki war für uns der ideale Einstieg ins Wissens- und Prozessmanagement auf breiter Basis."
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