Der Weg zur Spitzenleistung: Klarheit in den Prozesszielen und -entwicklungszielen als Schlüssel zur Effektivität

Oft bleibt das Prozessziel genau gleich und das Prozessentwicklungsziel beeinflusst nur die Art und Weise, wie das Prozessziel erreicht werden soll.

Um den Unterschied zwischen Prozessziel und Prozessentwicklungsziel zu verdeutlichen, schauen wir uns dazu einen exemplarischen Prozess an - dem Versenden ausgehender Rechnungen.

1. Prozessziel - Schnelligkeit und Präzision:

Das Prozessziel definiert, was der Prozess konkret erreichen soll. Zum Beispiel: "Innerhalb von 24 Stunden nach Leistung eine korrekte Rechnung versenden." Hierbei liegt der Fokus auf dem Ergebnis, das der Prozess hervorbringen soll.

2. Prozessentwicklungsziel - Vielfältige Perspektiven:

Ein Prozessentwicklungsziel beschreibt, wie der Prozess in Zukunft weiterentwickelt werden soll. Hier könnten Ziele sein, wie:

·      Die Quote an reklamierten Rechnungen auf ein Niveau von 1 % stabilisieren.

·      Die Aufwände pro gestellte Rechnung minimieren.

·      Die Prognosefähigkeit des Prozesses verbessern.

Aus der Gegenüberstellung wird schnell klar: Das Prozessentwicklungsziel ist nicht das zukünftige Prozessziel. Die klare Unterscheidung zwischen Prozessziel und Prozessentwicklungsziel schafft einen klaren Weg, um nicht nur zielgerichtete Prozesse zu definieren, sondern auch eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen. Diese Klarheit dient nicht nur dem besseren Verständnis, sondern bildet auch die Grundlage für eine effektive Prozessoptimierung. Sie ermöglicht es, gezielte Maßnahmen zu ergreifen und die Entwicklungsziele systematisch anzugehen.

Die Essenz der Prozessoptimierung: 5 Thesen für nachhaltige Verbesserungen

1.      Stillstand verhindern durch klare Prozessentwicklungsziele:

Unklare Ziele der Prozessentwicklung sichern vor allem eines: Stillstand in der Prozessentwicklung. Ein Prozess wird „zufällig anders“ und nicht „systematisch besser“. Ohne ein definiertes Prozessentwicklungsziel gibt es kein „besser“ oder „schlechter“, um Prozessveränderungen zu bewerten.

2.      Stakeholder-Einbindung für akzeptierte Entwicklungsziele:

Die Entwicklung von akzeptierten Prozessentwicklungszielen erfordert eine zentrale Frage: Wer sind die Stakeholder? Neben den Prozessbeteiligten sind dies oft auch Stakeholder, die„außerhalb des Prozesses stehen“. Daher ist es sinnvoll zu fragen: "Wer hat ein Interesse daran, dass sich dieser Prozess weiterentwickelt? Manchmal lohnt es sich sogar, Kunden direkt in die Diskussion einzubeziehen!"

3.      Klare Trennung in der IST-Aufnahme:

Bei der Erfassung der IST-Prozesse ist es sinnvoll, die Diskussion über Prozessziele und Prozessentwicklungsziele zu trennen. Die Prozessziele müssen den Beteiligten 100 % klar sein, während unklare Prozessentwicklungsziele in der IST-Aufnahme toleriert werden können.

4.      Klarheit schafft Lösungen in verhärteten Diskussionen:

Bei Diskussionen über festgefahrene Prozesse ist zu prüfen, ob das Ziel der Prozessentwicklung klar definiert ist. Klare Ziele ermöglichen eine zielgerichtete Diskussion und Lösungsfindung.

5.      Priorisierung für maximale Effizienz:

Die Ziele der Prozessentwicklung stehen in Konkurrenz zueinander. Es ist selten möglich, alles gleichzeitig zu verbessern. Daher ist es wichtig zu diskutieren, bei welchen Prozessen die größten (wirtschaftlichen) Effekte erzielt werden können. Konzentriere dich auf diese und frage: Welche Schritte können wir (heute) unternehmen, um uns dem Prozessentwicklungsziel zu nähern?

Die klare Unterscheidung zwischen Prozessziel und Prozessentwicklungsziel ist ein unverzichtbares Element auf dem Weg zur Effektivität. Diese Klarheit ermöglicht nicht nur eine zielgerichtete Prozessgestaltung, sondern stellt auch sicher, dass kontinuierliche Verbesserungen systematisch und effizient angegangen werden können. Auf diesem Weg bleiben Unternehmen nicht nur wettbewerbsfähig, sondern erzielen auch nachhaltige Fortschritte in der Prozessoptimierung.

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